Firmenwagenbesteuerung - Die Besteuerung von Firmenfahrzeugen anhand der Fahrtenbuchmethode
Eine der ersten Fragen, die Mandanten an Ihren Steuerberater richten, betrifft häufig die Besteuerung Ihres Firmenwagens – und das aus gutem Grund. In diesem Beitrag werfen wir einen genaueren Blick auf die steuerliche Behandlung von Firmenfahrzeugen – mit besonderem Fokus auf die Fahrtenbuchmethode, welche in der Praxis jedoch eher seltener anzutreffen ist. Ein Grund dafür ist der tägliche Mehraufwand bei der Erstellung der notwendigen Aufzeichnungen. Zudem ist die Akzeptanz durch das Finanzamt - auch bei sorgfältiger Führung des Fahrtenbuchs - nicht zwingend gewährleistet.
Eine der ersten Fragen, die Mandanten an ihre Steuerberatung richten, betrifft häufig die Besteuerung ihres Firmenwagens – und das aus gutem Grund. In diesem Beitrag werfen wir einen genaueren Blick auf die steuerliche Behandlung von Firmenfahrzeugen – mit besonderem Fokus auf die Fahrtenbuchmethode, welche in der Praxis jedoch eher weniger häufig anzutreffen ist. Ein Grund dafür ist der tägliche Mehraufwand bei der Erstellung der notwendigen Aufzeichnungen. Zudem ist die Akzeptanz durch das Finanzamt - auch bei sorgfältiger Führung des Fahrtenbuchs - nicht zwingend gewährleistet.
Warum unterliegt ein Firmenfahrzeug der Besteuerung?
Ein Firmenfahrzeug unterliegt dann der Besteuerung, wenn es nicht ausschließlich betrieblich, sondern auch privat genutzt wird. Um den aus der privaten Nutzung des Firmenfahrzeugs entstehenden Vorteil abzuschöpfen, wird dieser besteuert. Der Gedanke des Gesetzgebers ist hierbei wie folgt: Die Überlassung des Firmenfahrzeugs stellt nichts anderes dar als zusätzliches Einkommen. Dies wird im Steuerrecht als geldwerter Vorteil bezeichnet, der entsprechend versteuert werden muss. Zur Versteuerung dieses geldwerten Vorteils gibt es verschiedene Möglichkeiten.
Die Besteuerung des Firmenfahrzeugs - das Fahrtenbuch
Anstelle der 1%-Regelung kann der Steuerpflichtige seinen geldwerten Vorteil durch die Nutzung des Firmenfahrzeugs auch anhand eines Fahrtenbuchs ermitteln. Dafür muss der Fahrer ein detailliertes Fahrtenbuch führen, in dem jede Fahrt mit Datum, Kilometerstand, Ziel, Zweck und gefahrenen Kilometern festgehalten wird. So lässt sich der genaue private Nutzungsanteil ermitteln.
Berechnung des tatsächlichen privaten Nutzungsvorteils
Um den privaten Nutzungsanteil zu bestimmen, sind zunächst die Gesamtkosten des Fahrzeugs zu ermitteln. Diese setzen sich zusammen aus den Nettoausgaben zuzüglich Umsatzsteuer. Auch Abschreibungen sind bei den Gesamtkosten mit einzubeziehen. Zur Veranschaulichung soll folgende, nicht abschließende Liste dienen:
- Kosten für Benzin / Diesel
- Wartung und Reparaturen
- Kfz-Steuer
- Versicherungen (Haftpflicht und Kasko)
- Leasingraten und Sonderzahlungen
- Miete für eine Garage bzw. Stellplatz
Um den privaten Nutzungsanteil zu ermitteln, muss der Anteil der Privatfahrten an der Gesamtfahrleistung ermittelt werden.
Die Besteuerung des Firmenfahrzeugs - Beispiel zur Fahrtenbuchmethode
Sachverhalt:
Die jährlichen Kfz-Kosten betragen 12.000 EUR (brutto) inklusive Abschreibung. Im gesamten Jahr fährt der Steuerpflichtige 50.000 km mit dem Auto: Davon entfallen 4.000 km auf Privatfahrten und 10.000 km auf Fahrten zur Arbeitsstelle. Der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs beträgt 40.000 EUR, die einfache Entfernung zur Arbeitsstelle beträgt 30 km.
Berechnung des geldwerten Vorteils nach der Fahrtenbuchmethode:
- Die Kosten pro Kilometer betragen 0,24 EUR (12.000 EUR/ 50.000 km).
- Der private Nutzungsanteil beträgt: 14.000 km (4.000 km + 10.000 km).
- Dementsprechend beträgt der geldwerte Vorteil: 3.360 EUR (0,24 EUR x 14.000 km)
Der geldwerte Vorteil wird als Sachbezug (§ 8 Abs. 2 Satz 4 EStG) zum Einkommen des Steuerpflichtigen hinzugerechnet und mit dem persönlichen Steuersatz der Besteuerung unterworfen.
Wie muss ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch aussehen?
In dem Fahrtenbuch müssen private und berufliche Fahrten zwingend voneinander getrennt und fortlaufend aufgezeichnet werden. Für berufliche Fahrten sind folgende Angaben zwingend notwendig:
- Datum
- Kilometerstand am Anfang und am Ende der Fahrt
- Ziel der Reise (bei Umwegen empfiehlt es sich, die Route aufzuzeichnen)
- Zweck der Fahrt und ggf. besuchte Geschäftspartner
Für private Fahrten hingegen reicht die Angabe der Kilometer aus.
Welche Anforderungen gelten darüber hinaus an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch?
Das Finanzamt prüft Fahrtenbücher in der Regel sehr genau. Damit das Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt wird, muss es in seiner Form einige Anforderungen erfüllen:
- Zeitnahe Dokumentation: Sie müssen die einzelnen Fahrten unmittelbar nach der Fahrt erfassen.
- Geschlossene Form: Nachträgliche Korrekturen im Fahrtenbuch müssen kenntlich gemacht und erläutert werden oder ausgeschlossen sein. Wird das Fahrtenbuch in Papierform geführt, muss es gebunden sein, damit keine Einzelblätter ausgetauscht werden können.
- Fortlaufender Zusammenhang: Sie müssen alle Fahrten mit dem Firmenwagen lückenlos erfassen, damit das Finanzamt diese nachvollziehen kann.
- Unveränderbarkeit: Grundsätzlich dürfen Fahrtenbucheinträge nicht nachträglich verändert werden. Sind dennoch Änderungen notwendig, müssen Sie diese dokumentieren, sodass die Nachvollziehbarkeit im Fahrtenbuch für das Finanzamt erhalten bleibt.
In welcher Form kann ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt werden?
Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zur Ermittlung des geldwerten Vorteils eines Firmenfahrzeugs kann sowohl handschriftlich als auch elektronisch geführt werden. Wichtig ist dabei vor allem eins: Das Finanzamt erkennt nur Fahrtenbücher an, die vollständig und nicht nachträglich veränderbar sind. Wird das Fahrtenbuch abgelehnt – z. B. wegen fehlender Angaben oder ungenauer Führung – kommt automatisch die 1%-Regel zur Anwendung. Dies ist oftmals mit hohen Nachzahlungen verbunden.
Excel-Tabellen:
Nicht erlaubt! Fahrtenbücher in Excel sind nicht zulässig, weil die Einträge jederzeit verändert werden können und kein fester Zeitstempel vorhanden ist. Das genügt den Anforderungen des Finanzamts nicht.
Papierfahrtenbuch (Heft):
Zulässig – aber mit Bedingungen.
- Nur gebundene Hefte sind erlaubt – lose Blätter nicht.
- Leerzeilen sind verboten.
- Korrekturen müssen durchgestrichen und neu eingetragen werden, damit alles nachvollziehbar bleibt.
Elektronisches Fahrtenbuch:
Zulässig – wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind:
- Die Fahrten werden automatisch erfasst, oft per App auf dem Smartphone.
- Änderungen müssen im System dokumentiert werden.
- Einträge müssen zeitnah, also innerhalb von 7 Tagen, erfolgen.
- Nur Programme, die Manipulationen verhindern oder protokollieren, werden vom Finanzamt anerkannt.
Elektronische Fahrtenbücher sind besonders praktisch, weil sie die Dokumentation erleichtern – vorausgesetzt, man wählt einen seriösen Anbieter. Die Kosten können je nach Anbieter unterschiedlich ausfallen.
Wann wird ein Fahrtenbuch vom Finanzamt nicht anerkannt?
Egal, ob das Fahrtenbuch handschriftlich oder elektronisch geführt wird – ein Fahrtenbuch wird vom Finanzamt nur anerkannt, wenn es ordnungsgemäß geführt wird. Wenn bestimmte Regeln nicht eingehalten werden, gilt es als ungültig. Das kann unter anderem in folgenden Fällen passieren:
Allgemeine Mängel - unabhängig von der Form des Fahrtenbuchs
- Lückenhafte Einträge: Wenn Fahrten fehlen oder nicht vollständig dokumentiert sind.
- Keine chronologische Reihenfolge: Das Fahrtenbuch muss fortlaufend und nach Datum geordnet sein.
- Nachträglich erstellt: Wenn das Buch z. B. im Nachhinein aus Erinnerungen rekonstruiert wird, etwa weil das Original verloren ging.
- Unstimmigkeiten mit anderen Belegen: Beispiel: Am 3.05.2020 steht im Fahrtenbuch „Hamburg“, aber die Tankquittung stammt von einer Tankstelle in Hannover – das passt nicht zusammen.
- Fahrer nicht angegeben: Wenn mehrere Personen den Firmenwagen nutzen, muss bei jeder Fahrt klar sein, wer gefahren ist.
Typische Probleme bei handschriftlichen Fahrtenbüchern
- Schlechte Lesbarkeit: Wenn das Fahrtenbuch kaum zu entziffern ist.
- Unterschiedliche Handschriften: Wenn mehrere Personen (z. B. Assistent, Ehepartner) Eintragungen machen, zweifelt das Finanzamt an der zeitnahen und persönlichen Führung.
- Lose Blätter: Das Fahrtenbuch muss in gebundener Form vorliegen – einzelne Blätter oder Ausdrucke (z. B. aus Excel) sind nicht zulässig.
- Nicht manipulationssicher: Änderungen müssen klar erkennbar und nachvollziehbar sein – einfaches Löschen oder Überkleben ist nicht erlaubt.
Typische Probleme bei elektronischen Fahrtenbüchern
- Nachträgliche Änderungen möglich: Wenn man Einträge später beliebig anpassen kann (z. B. Fahrt als „geschäftlich“ statt „privat“ markieren), ist das nicht erlaubt.
- Bearbeitbare GPS-Daten: Auch wenn ein GPS-Tracker verwendet wird – wenn man die aufgezeichneten Daten später ändern kann, ist das Fahrtenbuch nicht sicher und damit vom Finanzamt nicht anerkannt.
Gut gemeint, aber schlecht umgesetzt - Ein guter Tipp für Fahrtenbuchschreiber
Oftmals meinen wir bestimmte Dinge nur gut, die sich im Nachhinein jedoch als vermeidbarer Fehler herausstellen. Ein solcher ist es, vor einer Betriebsprüfung das Fahrtenbuch "auf Vordermann" zu bringen, etwa indem Sie es ordentlich und sauber neu schreiben, weil das Original unleserlich oder unvollständig ist. Doch Vorsicht: Das Finanzamt erkennt ein nachträglich erstelltes Fahrtenbuch nicht an! Dies gilt auch dann, wenn der Inhalt des Fahrtenbuchs gar nicht verändert wird.
Der Grund: Ein Fahrtenbuch muss zeitnah geführt werden, also direkt nach jeder Fahrt. Wenn der Betriebsprüfer merkt, dass es im Nachhinein neu geschrieben wurde, wird es steuerlich nicht anerkannt.
Besonders bei handschriftlichen Fahrtenbüchern fällt so etwas leicht auf: Wenn z. B. ein Fahrtenbuch im Jahr 2022 gekauft wurde, die Einträge aber angeblich aus dem Jahr 2019 stammen, erkennt der Prüfer schnell den Widerspruch – etwa am Einband oder der Auflage des Hefts. Solche Details zeigen klar, dass die Einträge nicht zeitgerecht, sondern rückwirkend erstellt wurden. Manchmal auch ganz einfach daran, dass das Fahrtenbuch noch neu aussieht und eben keine Gebrauchsspuren aufweist.
Häufig Fragen & deren Antworten
Hier finden Sie die häufigsten Fragen. Ihre ist nicht dabei? Dann klären wir sie gerne in einem persönlichen Gespräch.
Jetzt Termin vereinbarenWann muss ich ein Fahrtenbuch führen?
Ein Fahrtenbuch ist erforderlich, wenn Sie den privaten Nutzungsanteil Ihres Firmenwagens nicht pauschal über die 1%-Regel, sondern individuell abrechnen möchten. Damit können Sie oft Steuern sparen – aber nur, wenn das Fahrtenbuch ordnungsgemäß geführt wird.
Welche Angaben muss ein Fahrtenbuch enthalten?
Für dienstliche Fahrten sind folgende Angaben pflichtmäßig erforderlich:
- Datum
- Start- und Zielort
- Kilometerstand vor und nach der Fahrt
- Reisezweck
- Name des Kunden oder Geschäftspartners
Für Privatfahrten genügt die Angabe der Kilometer. Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte müssen entsprechend gekennzeichnet sein.
Welche Form ist erlaubt – handschriftlich oder elektronisch?
Handschriftliche Fahrtenbücher müssen gebunden sein, dürfen keine Lücken enthalten und müssen gut lesbar sowie manipluationssicher sein. Elektronische Fahrtenbücher sind erlaubt, wenn sie Änderungen protokollieren, nicht manipulierbar sind und Fahrten zeitnah erfasst werden. Fahrtenbücher in Excel-Tabellen sind nicht zulässig.
Was passiert, wenn das Fahrtenbuch nicht anerkannt wird?
Wird das Fahrtenbuch wegen formaler Mängel (z. B. Lücken, Unleserlichkeit oder nachträglicher Erstellung) nicht anerkannt, wird automatisch die 1%-Regel angewendet. Diese pauschale Methode kann zu einer höheren steuerlichen Belastung führen – besonders bei teuren Fahrzeugen oder geringem Privatanteil.
Yannick Lohse
Yannick Lohse ist Gründer und Geschäftsführer. Er ist Leiter der Compliance Abteilung und berät in sämtlichen Fragen des nationalen Steuerrechts.
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