DATEV Unternehmen Online – mit npta digital durchstarten
Ordner packen, Belege sortieren, zum Steuerberater fahren – das war früher. Heute läuft Ihre Buchhaltung deutlich einfacher: Belege werden digital erfasst und in wenigen Klicks weitergeleitet. Kein Pendelordner, kein Papierstapel, kein Zeitverlust. In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen gleich drei praktische Wege, Ihre Unterlagen direkt und unkompliziert an uns zu übermitteln: via DATEV Unternehmen Online (DUO), via App auf dem Smartphone oder via E-Mail.
Als Partner für Wachstumsunternehmen, Startups und mittelständische Familienunternehmen sind wir Ihr vertrauensvoller Ansprechpartner – für eine ganzheitliche Beratung Ihres Unternehmens und für Sie in Ihrer Rolle als Gesellschafter.
Ordner packen, Belege sortieren, zum Steuerberater fahren – das war früher. Heute läuft Ihre Buchhaltung deutlich einfacher: Belege werden digital erfasst und in wenigen Klicks weitergeleitet. Kein Pendelordner, kein Papierstapel, kein Zeitverlust. In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen gleich drei praktische Wege, Ihre Unterlagen direkt und unkompliziert an uns zu übermitteln: via DATEV Unternehmen Online (DUO), via App auf dem Smartphone oder via E-Mail.
Warum digital arbeiten?
Warum lohnt es sich, Belege digital hochzuladen? Ganz einfach:
Zeitersparnis
Sie sparen Zeit, weil lästiges Sortieren, Abheften und der Einsatz von Pendelordnern entfallen.
sofortige Verfügbarkeit
Ihre Belege stehen uns direkt nach dem Upload für die Buchhaltung zur Verfügung und sind damit sofort nutzbar.
maximale Sicherheit
Ihre Unterlagen werden im DATEV-Rechenzentrum revisionssicher gespeichert.
Sie behalten den Durchblick
Gleichzeitig behalten Sie selbst jederzeit den Überblick, denn alle Belege sind online abrufbar und somit stets griffbereit.
DATEV Upload mobil: Belege via Smartphone uploaden
Belege unterwegs digital erfassen
Mit der DATEV Upload mobil App können Sie unabhängig von anderer Hardware (wie einem Scanner oder Laptop) Belege scannen und zu Ihrer Finanzbuchhaltung hinzufügen. Die App funktioniert auf sämtlichen gängigen mobilen Endgeräten wie bspw. einem IPhone, einem IPad oder Ihrem Android Smartphone.
Der Vorteil von DATEV Upload mobil - zeitlich und örtlich unabhängig
Der Vorteil von DATEV Upload mobil liegt auf der Hand: Sie können ganz einfach und bequem von unterwegs Belege scannen unabhängig von Ihrem lokalen Arbeitsplatz, an dem Sie sonst Ihre Finanzbuchhaltung erledigen. Egal, ob Sie gerade einen Tankbeleg Ihres Firmenfahrzeugs, einen Bewirtungsbeleg [Link Blogbeitrag Bewirtungsbeleg] oder eine sonstige analoge Rechnung vor sich haben, durch DATEV Upload mobil können Sie sämtliche Rechnungen in der erforderlichen Qualität zu Ihrer Finanzbuchhaltung hinzufügen.
Ein weiterer Vorteil: Nachdem Sie den Beleg gescannt haben, können Sie diesen Beleg gedanklich bereits abhaken.
How to DATEV Upload mobil: Die richtige Qualität sicherstellen
Legen Sie den Beleg auf eine ebene Fläche und richten Sie die Kamera Ihres Geräts darauf. Nutzen Sie die automatische Belegerkennung und erstellen dann das Foto. So wird sichergestellt, dass der Beleg später gut lesbar ist. Alternativ fotografieren Sie den Beleg manuell und wählen das Bild anschließend in DATEV Upload mobil aus – auch aus Ihrem Fotoarchiv lassen sich passende Aufnahmen übernehmen, sofern Ihr Smartphone dies unterstützt.
Beleg bearbeiten
Nach dem Scan können Sie den Beleg direkt in der App bearbeiten: zusätzliche Seiten hinzufügen, drehen, zuschneiden oder löschen. Auf Wunsch vergeben Sie auch gleich einen aussagekräftigen Namen, damit der Beleg später leichter auffindbar ist.
Belege zuordnen und hochladen
Vor dem Hochladen können Sie den Beleg einer passenden Kategorie zuordnen, z. B. „Tankbeleg“. Mit einem Tipp auf das grüne Cloud-Symbol wird der Beleg schließlich hochgeladen und steht in DATEV Unternehmen online zur Verfügung. Dort haben Sie und Ihr Steuerberater jederzeit Zugriff im digitalen Archiv „Belege online“.
Aus der Inbox direkt zu DATEV: Belege via DATEV E-Mail Upload zur Verfügung stellen
Beleg an die DATEV E-Mail Adresse weiterleiten
Beleg per E-Mail erhalten? Auch hierfür bietet DATEV eine digitale Lösung. Mit DATEV E-Mail Upload können Sie bequem über Ihr E-Mail Programm die Belege zur Finanzbuchhaltung hinzufügen. Fügen Sie einfach Ihrer E-Mail die Rechnung im Anhang hinzu. Auch mehrere Anhänge sind möglich (max. 25MB pro E-Mail).
Unser Favorit - die E-Mail einfach weiterleiten
Die einfachste Variante DATEV E-Mail Upload zu nutzen ist, indem Sie eine per E-Mail erhaltene Rechnung einfach an die für Sie erstellte DATEV E-Mail-Adresse weiterleiten. Die Anhänge landen direkt im digitalen Archiv DATEV Belege online und stehen uns sofort für die Buchhaltung zur Verfügung. Im Übrigen - der Inhalt der E-Mail wird nicht archiviert, wodurch keine in der E-Mail erhaltenen vertraulichen Informationen bei DATEV gespeichert werden.
Gut zu wissen - Ihre DATEV E-Mail Upload Adresse in den BBC
Sie versenden Ihre Rechnungen per E-Mail? Dann fügen Sie die für Sie erstellte DATEV E-Mail-Adresse dem BBC hinzu. Die Rechnung wird mit dem Versand an Ihren Geschäftspartner zeitgleich an DATEV versendet und steht Ihrem Ansprechpartner bei npta zur Bearbeitung zu Verfügung.
Was Sie benötigen
Das Gute - Sie benötigen ausschließlich die für Sie erstellte DATEV E-Mail-Upload-Adresse. Gerne sind wir Ihnen bei der Einrichtung behilflich. Sprechen Sie uns hierzu einfach an.
Klassisch über den Desktop via DATEV Unternehmen Online
Wenn Sie größere Datenmengen auf einmal bearbeiten möchten, bietet es sich an die Belege per DATEV Unternehmen Online (DUO) via Drag and Drop zur Verfügung zu stellen. Dies funktioniert genauso, also würden Sie Unterlagen in einen Drive hochladen oder lokal auf Ihrem Rechner Dateien verschieben.
Anmeldung bei DATEV Unternehmen Online
Melden sich bei DUO unter folgendem Link mit Ihren Zugangsdaten an. Die Zugangsdaten erhalten Sie kurz nach dem Beginn der Zusammenarbeit mit uns.
Belege hochladen
Ziehen Sie die Belege, die Sie der Finanzbuchhaltung zur Verfügung stellen wollen, einfach per Drag and Drop in das Upload-Feld.
Belege bearbeiten
Vor dem endgültigen Upload können Sie die Belege noch bearbeiten. Sie können die Belege drehen, zuschneiden, löschen, mehrere Seiten zusammenfassen oder auch einen aussagekräftigen Belegnamen vergeben.
Zuordnung und Bereitstellung
Nach dem Upload können Sie den Beleg einer Kategorie zuordnen, z. B. „Rechnung Lieferant XY“ oder „Quittung Tankstelle“. Ab diesem Moment steht der Beleg automatisch in DATEV Belege online zur Verfügung – für Sie selbst und für Ihren Ansprechpartner bei npta.
Aufbewahrungspflicht von Belegen
Naheliegend ist nun der Gedanke: Wenn ein Beleg bereits über DATEV Upload mobil digital archiviert wurde, ist er doch gesichert – warum also das Original nicht einfach entsorgen?
Rein theoretisch wäre das möglich. In der Praxis stellt der Gesetzgeber jedoch sehr hohe Anforderungen an die Nachweispflicht von Belegen. Wer Papierbelege nach der Digitalisierung vernichten möchte, muss dies in einer ausführlichen Verfahrensdokumentation festhalten. Dabei sind zahlreiche Details zu berücksichtigen, sodass der Aufwand in der Regel deutlich größer ist, als die Belege einfach weiter aufzubewahren.
Für kleinere Unternehmen empfehlen wir daher die Belege grundsätzlich weiter aufzubewahren bis sich eine Verfahrensdokumentation tatsächlich lohnt, um die internen Prozesse zu beschleunigen.
Haben Sie Fragen hierzu? Wir beraten Sie gerne.
Steuerberatung für Kapitalgesellschaften und ihre Gesellschafter
Steuerberatung für Kapitalgesellschaften und ihre Gesellschafter
npta – Ihre Partner für Wachstumsunternehmen, Startups und mittelständische Familienunternehmen.
Unsere Kanzlei fokussiert sich auf die steuerliche Beratung von Kapitalgesellschaften sowie deren Anteilseignern. Mandanten schätzen insbesondere unsere Expertise bei der Entwicklung individueller und passgenauer Konzepte, zum Beispiel in folgenden Bereichen:
Allgemeines Unternehmenssteuerrecht
- Unternehmenssteuerrecht - Die laufende Besteuerung der GmbH
- Unternehmenssteuerrecht - Die Gründung einer GmbH
- Unternehmenssteuerrecht - Eine Holding gründen und wann dies sinnvoll ist
- PKW Besteuerung - Allgemeines zur PKW Besteuerung
- Berichtigung Vorsteuerabzug
- Wissenswertes zum Vorsteuerabzug
- Ordnungsgemäße Rechnung
- Option zur Regelbesteuerung
Kontaktieren Sie uns noch heute, um gemeinsam eine steuerlich optimale Strategie für Ihre Kapitalgesellschaft und Ihre Beteiligungen zu entwickeln. Unser Team steht Ihnen mit individueller Beratung und praxisnahen Lösungen zur Seite.
Häufig Fragen & deren Antworten
Hier finden Sie die häufigsten Fragen. Ihre ist nicht dabei? Dann klären wir sie gerne in einem persönlichen Gespräch.
Jetzt Termin vereinbarenLohnt es sich digital zu arbeiten?
Der digitale Beleg-Upload bringt gleich mehrere Vorteile mit sich. Sie sparen wertvolle Zeit, da mühsames Sortieren, Abheften und das Führen von Pendelordnern entfällt. Ihre Belege stehen uns direkt nach dem Hochladen für die Buchhaltung zur Verfügung und können sofort verarbeitet werden. Gleichzeitig genießen Sie maximale Sicherheit, da alle Unterlagen im DATEV-Rechenzentrum revisionssicher gespeichert werden. Und nicht zuletzt behalten Sie selbst stets den Überblick: Alle Belege sind online abrufbar und damit jederzeit griffbereit.
Welche Möglichkeiten habe ich euch die Belege zur Verfügung zu stellen?
Sie können uns die Belege auf drei verschiedenen Wegen zur Verfügung stellen:
1. DATEV Upload mobil via Smartphone,
2. DATEV E-Mail Upload
3. DATEV Unternehmen online (DUO).
Was passiert mit meinen Belegen nach dem Hochladen?
Die Belege werden automatisch in DATEV Unternehmen online (DUO) gespeichert und stehen dort revisionssicher zur Verfügung. Sie und Ihr Steuerberater haben jederzeit Zugriff darauf.
Muss ich die Papierbelege trotzdem aufbewahren?
Ja – zumindest solange keine geprüfte Verfahrensdokumentation zur Vernichtung der Papieroriginale eingerichtet ist. In der Praxis bedeutet das: Bitte weiterhin die Originale abheften und aufbewahren.
Yannick Lohse
Yannick Lohse ist Gründer und Geschäftsführer. Er ist Leiter der Compliance Abteilung und berät in sämtlichen Fragen des nationalen Steuerrechts.
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