Verfahrensdokumentation nach GoBD - Diese Pflichten haben Sie als Unternehmer
Digitalisierung ist längst Standard im Rechnungswesen: Egal ob Kapitalgesellschaft oder Einzelunternehmer, wer seine Belege elektronisch erfasst und mittels einer Buchhaltungssoftware verarbeitet und revisionssicher archiviert, ist klar im Vorteil gegenüber einer klassischen Buchhaltung. Doch damit wächst auch der Anspruch der Finanzverwaltung, die Ordnungsmäßigkeit dieser Abläufe nachprüfen zu können. Genau hier setzt die Verfahrensdokumentation an – ein oft unterschätztes Dokument, das im Fall einer Betriebsprüfung Gold wert sein kann. Doch wofür benötigt man eine Verfahrensdokumentation und welche Folgen können eintreten, wenn ein Unternehmer keine vorweisen kann? Dies schauen wir uns in diesem Blogbeitrag genauer an.
Digitalisierung ist längst Standard im Rechnungswesen: Egal ob Kapitalgesellschaft oder Einzelunternehmer, wer seine Belege elektronisch erfasst und mittels einer Buchhaltungssoftware verarbeitet und revisionssicher archiviert, ist klar im Vorteil gegenüber einer klassischen Buchhaltung. Doch damit wächst auch der Anspruch der Finanzverwaltung, die Ordnungsmäßigkeit dieser Abläufe nachprüfen zu können. Genau hier setzt die Verfahrensdokumentation an – ein oft unterschätztes Dokument, das im Fall einer Betriebsprüfung Gold wert sein kann. Doch wofür benötigt man eine Verfahrensdokumentation und welche Folgen können eintreten, wenn ein Unternehmer keine vorweisen kann? Dies schauen wir uns in diesem Blogbeitrag genauer an.
Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Eine Verfahrensdokumentation beschreibt nachvollziehbar, wie steuerrelevante Daten im Unternehmen entstehen, verarbeitet, gespeichert und aufbewahrt werden. Sie beantwortet die Fragen: Wer macht was, wann, wie und womit?
Damit erfüllt sie eine zentrale Anforderung der GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“). Ziel ist es, dass ein sachverständiger Dritter – typischerweise der Betriebsprüfer – die Abläufe in angemessener Zeit nachvollziehen kann.
Klingt zunächst einmal einfach. Je größer Ihr Unternehmen jedoch wird, desto komplexer sind auch die Vorgänge.
Wer muss eine Verfahrensdokumentation vorhalten?
Grundsätzlich jedes Unternehmen, das digitale Buchführung einsetzt. Ob Einzelunternehmer, Mittelständler oder Konzern – überall dort, wo Belege eingescannt, Rechnungen elektronisch erstellt oder Daten in Buchhaltungsprogrammen verarbeitet werden, ist eine Verfahrensdokumentation erforderlich.
Besonders wichtig wird sie seit 2025, wenn elektronische Rechnungen verpflichtend empfangen und weiterverarbeitet werden müssen. Wer diesen Prozess nicht dokumentiert, riskiert formelle Mängel in seiner Buchführung.
Was passiert, wenn keine Verfahrensdokumentation vorliegt?
Eine fehlende oder lückenhafte Verfahrensdokumentation gilt als formeller Buchführungsmangel. Das Finanzamt kann dann die Besteuerungsgrundlagen schätzen – oft zum Nachteil des Steuerpflichtigen. Zusätzlich drohen Verzögerungsgelder, wenn Unterlagen nicht rechtzeitig vorgelegt werden.
Kurz gesagt: Wer keine Verfahrensdokumentation hat, liefert dem Prüfer Angriffsfläche, um das zu versteuernde Einkommen zu erhöhen. Es drohen somit Steuernachzahlungen.
Welche Prozesse müssen beschrieben werden?
Im Mittelpunkt stehen alle Abläufe rund um die Entstehung und Verarbeitung steuerrelevanter Daten. Typische Beispiele sind:
- Belegablage: Eingang, Verarbeitung und Archivierung von Rechnungen
- Ersetzendes Scannen: Vorgehen beim Digitalisieren und Papierbelegen
- Kassenführung: Aufzeichnung von Bar- und Kartenzahlung
- Softwareeinsatz: eingesetzte Systeme, Schnittstellen, Programmänderungen, Handbücher
Die Dokumentation muss nicht hochwissenschaftlich sein – aber sie muss vollständig und nachvollziehbar darstellen, wie im Unternehmen gearbeitet wird. Zu beachten ist jedoch, dass die Verfahrensdokumentation laufend aktuell gehalten werden muss. Veränderungen müssen nachvollziehbar dokumentiert werden.
Welche Inhalte gehören in eine Verfahrensdokumentation?
Die Finanzverwaltung nennt vier Bausteine, die enthalten sein sollten:
- Allgemeine Beschreibung: Infos zum Unternehmen, zur Organisation und eingesetzter IT.
- Anwenderdokumentation: Richtlinien und Arbeitsanweisungen -> Wer übernimmt welche Aufgaben?
- Technische Systemdokumentation: Hard- und Software, Datenflüsse, Schnittstellen.
- Betriebsdokumentation: Datensicherung, Archivierung, Notfallpläne, interne Kontrolle.
Was sind die Vorteile einer guten Verfahrensdokumentation?
Die Vorteile liegen auf der Hand: Sie zeigen dem Betriebsprüfer, dass Sie Ihre steuerlichen Pflichten ernst nehmen, wodurch zunächst einmal ein positives Klima im Rahmen einer Betriebsprüfung geschaffen wird.
Zudem reduzieren Sie die Angriffsfläche des Betriebsprüfers - eine Schätzungsbefugnis erfordert stichhaltige Anhaltspunkte dafür, dass Ihre Buchhaltung nicht "sauber" ist.
Auf einen Blick bringt eine Verfahrensdokumentation folgende Vorteile:
- Sicherheit in der Betriebsprüfung: Weniger Diskussion, geringeres Schätzungsrisiko.
- Transparenz: Klare Prozesse und Verantwortlichkeit. Auch vor einer Betriebsprüfung können dadurch unvorteilhafte Prozesse entdeckt werden.
- Effizienz: Schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter.
- Compliance: Erfüllung gesetzlicher Anforderungen nach GoBD.
Fazit zur Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation nach GoBD ist Pflicht – aber auch eine Chance. Sie schützt vor steuerlichen Risiken, erhöht die Rechtssicherheit in Betriebsprüfungen und verbessert die internen Abläufe. Wer die Dokumentation frühzeitig erstellt und laufend aktualisiert, spart im Ernstfall Zeit, Geld und Nerven.
Nehmen Sie Ihre Pflicht ernst und nutzen Sie Ihre Chance. Sprechen Sie uns gerne hierzu an!
Steuerberatung für Kapitalgesellschaften und ihre Gesellschafter
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Unsere Kanzlei fokussiert sich auf die steuerliche Beratung von Kapitalgesellschaften sowie deren Anteilseignern. Mandanten schätzen insbesondere unsere Expertise bei der Entwicklung individueller und passgenauer Konzepte, zum Beispiel in folgenden Bereichen:
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Häufig Fragen & deren Antworten
Hier finden Sie die häufigsten Fragen. Ihre ist nicht dabei? Dann klären wir sie gerne in einem persönlichen Gespräch.
Jetzt Termin vereinbarenWer ist verpflichtet, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen?
Grundsätzlich jedes Unternehmen – unabhängig von Größe oder Rechtsform. Sobald steuerlich relevante Daten elektronisch erfasst, verarbeitet oder archiviert werden, fordert die Finanzverwaltung eine Verfahrensdokumentation.
Welche Risiken bestehen ohne Verfahrensdokumentation?
Fehlt die Dokumentation oder ist sie unvollständig, gilt die Buchführung als formell mangelhaft. Das Finanzamt darf in diesem Fall die Besteuerungsgrundlagen schätzen, was meist zu höheren Steuerforderungen führt.
Was muss in einer Verfahrensdokumentation stehen?
Enthalten sein sollten eine allgemeine Unternehmens- und Systembeschreibung, Arbeitsanweisungen und Zuständigkeiten, eine technische Systemdokumentation sowie Angaben zur Datensicherung, Archivierung und internen Kontrolle.
Wie oft muss die Verfahrensdokumentation aktualisiert werden?
Es gibt keine festen Fristen. Die Dokumentation muss jedoch stets den aktuellen Stand widerspiegeln. Ändern sich Prozesse oder Software, muss sie zeitnah angepasst werden.
Nicolai Syska
Nicolai ist Geschäftsführer und Steuerberater. Sein Beratungsschwerpunkt liegt in der Beratung grenzüberschreitender Sachverhalte sowie in der Gestaltungsberatung.
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Das Geschäftsführergehalt eines GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführers hat unmittelbare Auswirkungen auf die Steuerlast – sowohl bei der GmbH (Körperschaft- und Gewerbesteuer) als auch beim Gesellschafter selbst (Einkommensteuer). Entscheidend ist dabei, dass das Gehalt als „angemessen“ gilt. Überschreitet es diesen Rahmen, stuft das Finanzamt den überhöhten Teil als verdeckte Gewinnausschüttung ein – mit entsprechend nachteiligen steuerlichen Folgen.
Um die Angemessenheit zu prüfen, wird regelmäßig ein Fremdvergleich durchgeführt. Hierbei spielen Faktoren wie die Branche des Unternehmens sowie dessen Jahresumsatz eine zentrale Rolle. Mit Hilfe dieser Kennzahlen lässt sich das Geschäftsführergehalt optimal ausgestalten, um steuerliche Vorteile auf beiden Ebenen auszuschöpfen.
Als Partner für Wachstumsunternehmen, Startups und mittelständische Familienunternehmen hat sich npta darauf spezialisiert, Sie als Gesellschafter-Geschäftsführer dabei zu unterstützen, ihre Vergütungsmodelle steuerlich optimal zu gestalten. Mit individuellen Lösungen sorgen wir dafür, dass Geschäftsführergehälter sowohl rechtssicher als auch steuerlich optimal ausgestaltet sind.
In einem weiteren Beitrag zur Besteuerung der GmbH haben wir uns mit der Thematik der Gewerbesteueroase beschäftigt und festgestellt, dass die Gewerbesteuer bei geschickter Gestaltung ein großer Hebel sein kann, die Steuerbelastung zu reduzieren. Damit die Gestaltungen in einer Steueroase auch tatsächlich funktionieren, müssen bestimmte Substanzerfordernisse in Bezug auf die Betriebsstätte erfüllt sein. Dieses Thema wird in diesem Beitrag behandelt.
Wer Kapitalerträge – insbesondere Gewinnausschüttungen – an seine Anteilseigner auszahlt, ist gesetzlich verpflichtet, Kapitalertragsteuer einzubehalten. Dieser Abzug beläuft sich regelmäßig auf 25% des ausgeschütteten Betrags. Da das Gesetz Steuerbefreiungen - wie beispielsweise das Schachtelprivileg iSv. § 8b KStG bzw. § 9 Nr. 2a GewStG - auf Ebene des Empfängers zunächst nicht berücksichtigt, kommt es insbesondere bei Holding-Strukturen häufig zu einer sogenannten Dauerüberzahlung von Kapitalertragsteuer.
An diesem Punkt greift die Bescheinigung für Dauerüberzahler nach § 44a Abs. 5 EStG. Sie ermöglicht es, den Steuerabzug zu vermeiden und die Liquidität im Unternehmen nachhaltig zu stärken. Die Dauerüberzahlerbescheinigung ist damit ein wirkungsvolles, jedoch vielfach unbekanntes und unterschätztes Instrument zur Verbesserung der finanziellen Flexibilität. Mit ihr wird erreicht, dass auf bestimmte Ausschüttungen keine Kapitalertragsteuer mehr einbehalten werden muss. Das reduziert nicht nur den administrativen Aufwand, sondern sorgt auch dafür, dass dem Unternehmen Mittel sofort zur Verfügung stehen, die andernfalls zunächst an das Finanzamt abgeführt würden.
Sie sind an der Gründung oder dem Erwerb einer GmbH interessiert? Auch hierzu beraten wir Sie gerne.
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