Der Bewirtungsbeleg - das müssen Sie beim ausfüllen beachten.

Ein Bewirtungsbeleg ist ein spezielles Dokument, das vom Restaurant ausgestellt werden muss. Er umfasst alle während des Restaurantbesuchs entstandenen Bewirtungskosten.

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Darauf sollten Sie achten

Ein Bewirtungsbeleg ist nicht mit einem einfachen Kassenbon gleichzusetzen. Zusätzlich zur normalen Quittung stellt das Restaurant einen gesonderten Bewirtungsnachweis aus – entweder auf einem eigenen Vordruck oder auf der Rückseite des Kassenbons. In beiden Fällen ist darauf zu achten, dass die Bewirtungsrechnung vollständig ausgefüllt ist und neben den Aufwendungen auch alle erforderlichen Angaben enthält.

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Unser Tipp

Sofern Sie noch nicht vollständig digital arbeiten, sollten Sie den Bewirtungsbeleg unbedingt kopieren, damit dieser beim Finanzamt problemlos anerkannt wird. Dies gilt insbesondere dann, wenn er auf Thermopapier ausgestellt ist. Dieses spezielle Papier besitzt eine temperaturempfindliche Beschichtung, die durch äußere Einflüsse beschädigt werden kann. Die Folge: Der Druck verblasst oder wird unleserlich. Kopieren Sie die Bewirtungsrechnung daher am besten direkt nach Erhalt, um den Nachweis dauerhaft lesbar zu sichern.

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Unser Tipp - DATEV Upload mobil

Mit der DATEV Upload mobil App können Sie unter anderem Bewirtungsbelege problemlos von unterwegs aus einscannen. Wir haben bereits weiterführende Blogartikel sowohl zum Thema digitales Arbeiten als auch zur Verfahrensdokumentation nach GoBD veröffentlicht. Darin finden Sie vertiefende Informationen und praxisnahe Tipps. Sprechen Sie uns hierzu gerne an.

Damit der Betriebsausgabenabzug anerkannt wird, muss ein Bewirtungsbeleg bestimmte Pflichtangaben enthalten. Nur eine vollständige Rechnung kann beim Finanzamt eingereicht und berücksichtigt werden.

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Unverzichtbare Angaben auf dem Bewirtungsbeleg:

• Name und Anschrift des Restaurants
• Bewirtungs- bzw. Rechnungsdatum
• Auflistung der verzehrten Speisen und Getränke
• Detaillierte Kosten (Netto- und Bruttobetrag sowie ausgewiesene Umsatzsteuer)
• Unterschrift des Gastgebers auf dem Beleg
• Gegebenenfalls Trinkgeld, das quittiert sein sollte (davon sind 70 % als Betriebsausgabe abziehbar)
• Name des bewirtenden Unternehmens und der Gäste
• Anlass der Bewirtung

Wichtig:

• Ein Beleg, der lediglich den Gesamtbetrag des Essens ausweist, genügt nicht.
• Da es sich um die Bewirtung von Geschäftspartnern handelt, müssen immer mindestens zwei Personen anwesend sein.

Ein Bewirtungsbeleg wird bei allen geschäftlichen Anlässen benötigt, die der Pflege oder Vertiefung von Geschäftsbeziehungen oder der Mitarbeitermotivation dienen. Die bloße Angabe „Geschäftsessen“ reicht jedoch nicht aus. Stattdessen sollten Sie den Anlass konkret benennen, z. B.: "Gespräch zur Organisation des anstehenden Events am 15.10.2025". Nur mit einer solchen präzisen Beschreibung können die Bewirtungskosten steuerlich anerkannt werden. Grundsätzlich können Sie sich merken: Desto konkreter, desto besser.

Werfen wir nun an Blick auf die verschiedenen Kategorien von Geschäftsessen:

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1. Geschäftlich veranlasste Bewirtungskosten

• entstehen bei der Bewirtung von Geschäftspartnern (zum Beispiel Kunden, Lieferanten)
• klassisches Geschäftsessen, wenn ein geschäftlicher Anlass vorliegt und externe Partner teilnehmen
• steuerlich absetzbar: 70% der Kosten

2. Betrieblich veranlasste Bewirtungskosten

• entstehen bei der Bewirtung von Mitarbeitern oder deren Angehörigen
• Beispiele: Jubiläen, Betriebsfeiern
• steuerlich absetzbar: 100% der Kosten

3. Ausnahmen und Grenzen

• Dienstreisen: übersteigen die Bewirtungskosten 60 € pro Person, liegt ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil beim Arbeitnehmer vor.
• Betriebsfeiern: Kosten bis 110 € pro Person inkl. USt sind steuerfrei. Wird dieser Betrag überschritten, muss der übersteigende Teil als geldwerter Vorteil versteuert werden.
• Ab der dritten Betriebsfeier pro Jahr gilt die komplette Zuwendung an die Mitarbeiter als steuerpflichtiger geldwerter Vorteil.

Die genannten Anforderungen gelten auch für Bewirtungen im Ausland. Einzige Ausnahme: Der Steuerpflichtige kann belegen, dass bestimmte Nachweispflichten im jeweiligen Staat nicht vorgesehen sind.

Handschriftliche Bewirtungsbelege werden in Deutschland grundsätzlich nicht anerkannt. Eine Ausnahme gilt nur für Belege, die im Ausland handschriftlich ausgestellt wurden. In diesem Fall muss der Steuerpflichtige jedoch nachweisen, dass im betreffenden Staat keine Pflicht zur Ausstellung elektronischer oder maschinell erstellter Rechnungen besteht.

Möchten Sie bei Lieferservices einen Bewirtungsbeleg erhalten, sollten Sie folgendes wissen: Meist verweisen die Plattformen auf das Restaurant, bei dem das Essen bestellt wurde. Wenden Sie sich also direkt an das Personal des Restaurants – beispielsweise über das Kommentarfeld bei der Bestellung. Es kann jedoch vorkommen, dass kein Bewirtungsbeleg ausgestellt wird. Daher empfiehlt es sich, bereits vor der Bestellung mit dem Restaurant abzuklären, dass ein Bewirtungsbeleg benötigt wird.

Auch bei Catering-Services können Sie einen Bewirtungsbeleg anfordern, sofern die Bewirtung geschäftlich veranlasst ist. In diesem Fall sind bis zu 70 % der Kosten steuerlich absetzbar.

Das Finanzamt entscheidet im Einzelfall, ob die Kosten einer Bewirtung angemessen sind und in einem zulässigen Verhältnis zum Anlass stehen. Eine feste Betragsgrenze gibt es nicht, sodass Unternehmen zunächst frei wählen können, welche Bewirtungsangebote sie nutzen.

Eine klare Einschränkung gilt jedoch für Bewirtungen in Nachtclubs oder vergleichbaren Lokalitäten. In solchen Etablissements sind Speisen und Getränke häufig so hochpreisig, dass das Preis-Leistungs-Verhältnis nicht mehr gerechtfertigt ist. Bewirtungsbelege aus diesen Lokalitäten werden daher oft vom Finanzamt abgelehnt und als unzulässige Betriebsausgaben gewertet. Aber auch dies ist eine Einzelfallentscheidung.

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