Der Bewirtungsbeleg - das müssen Sie beim ausfüllen beachten
Geschäftsessen sind ein bewährtes Mittel, um Beziehungen zu Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern zu pflegen und auszubauen. Sie schaffen einen angenehmen Rahmen, um über aktuelle Themen oder die zukünftige Zusammenarbeit zu sprechen. Der Gastgeber wählt dabei das Restaurant aus, das das passende Ambiente bietet – oft gilt: je bedeutender die Geschäftsbeziehung, desto exklusiver die Location.
Die dabei entstehenden Bewirtungskosten für Speisen und Getränke können steuerlich geltend gemacht werden, sofern ein ordnungsgemäßer Bewirtungsbeleg vorliegt. Doch welche Angaben muss eine Bewirtungsrechnung enthalten und wie wird sie korrekt verbucht, damit das Finanzamt sie anerkennt? Antworten darauf und weitere Praxistipps finden Sie im folgenden Beitrag.
Als Partner für Wachstumsunternehmen, Startups und mittelständische Familienunternehmen sind wir Ihr vertrauensvoller Ansprechpartner – für eine ganzheitliche Beratung Ihres Unternehmens und für Sie in Ihrer Rolle als Gesellschafter.
Geschäftsessen sind ein bewährtes Mittel, um Beziehungen zu Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern zu pflegen und auszubauen. Sie schaffen einen angenehmen Rahmen, um über aktuelle Themen oder die zukünftige Zusammenarbeit zu sprechen. Der Gastgeber wählt dabei das Restaurant aus, das das passende Ambiente bietet – oft gilt: je bedeutender die Geschäftsbeziehung, desto exklusiver die Location.
Die dabei entstehenden Bewirtungskosten für Speisen und Getränke können steuerlich geltend gemacht werden, sofern ein ordnungsgemäßer Bewirtungsbeleg vorliegt. Doch welche Angaben muss eine Bewirtungsrechnung enthalten und wie wird sie korrekt verbucht, damit das Finanzamt sie anerkennt? Antworten darauf und weitere Praxistipps finden Sie im folgenden Beitrag.
Was ist ein Bewirtungsbeleg?
Ein Bewirtungsbeleg ist ein spezielles Dokument, das vom Restaurant ausgestellt werden muss. Er umfasst alle während des Restaurantbesuchs entstandenen Bewirtungskosten.
Darauf sollten Sie achten
Ein Bewirtungsbeleg ist nicht mit einem einfachen Kassenbon gleichzusetzen. Zusätzlich zur normalen Quittung stellt das Restaurant einen gesonderten Bewirtungsnachweis aus – entweder auf einem eigenen Vordruck oder auf der Rückseite des Kassenbons. In beiden Fällen ist darauf zu achten, dass die Bewirtungsrechnung vollständig ausgefüllt ist und neben den Aufwendungen auch alle erforderlichen Angaben enthält.
Unser Tipp
Sofern Sie noch nicht vollständig digital arbeiten, sollten Sie den Bewirtungsbeleg unbedingt kopieren, damit dieser beim Finanzamt problemlos anerkannt wird. Dies gilt insbesondere dann, wenn er auf Thermopapier ausgestellt ist. Dieses spezielle Papier besitzt eine temperaturempfindliche Beschichtung, die durch äußere Einflüsse beschädigt werden kann. Die Folge: Der Druck verblasst oder wird unleserlich. Kopieren Sie die Bewirtungsrechnung daher am besten direkt nach Erhalt, um den Nachweis dauerhaft lesbar zu sichern.
Unser Tipp - DATEV Upload mobil
Mit der DATEV Upload mobil App können Sie unter anderem Bewirtungsbelege problemlos von unterwegs aus einscannen. Wir haben bereits weiterführende Blogartikel sowohl zum Thema digitales Arbeiten als auch zur Verfahrensdokumentation nach GoBD veröffentlicht. Darin finden Sie vertiefende Informationen und praxisnahe Tipps. Sprechen Sie uns hierzu gerne an.
Den Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen - Diese Angaben müssen enthalten sein.
Damit der Betriebsausgabenabzug anerkannt wird, muss ein Bewirtungsbeleg bestimmte Pflichtangaben enthalten. Nur eine vollständige Rechnung kann beim Finanzamt eingereicht und berücksichtigt werden.
Unverzichtbare Angaben auf dem Bewirtungsbeleg:
- Name und Anschrift des Restaurants
- Bewirtungs- bzw. Rechnungsdatum
- Auflistung der verzehrten Speisen und Getränke
- Detaillierte Kosten (Netto- und Bruttobetrag sowie ausgewiesene Umsatzsteuer)
- Unterschrift des Gastgebers auf dem Beleg
- Gegebenenfalls Trinkgeld, das quittiert sein sollte (davon sind 70 % als Betriebsausgabe abziehbar)
- Name des bewirtenden Unternehmens und der Gäste
- Anlass der Bewirtung
Wichtig:
- Ein Beleg, der lediglich den Gesamtbetrag des Essens ausweist, genügt nicht.
- Da es sich um die Bewirtung von Geschäftspartnern handelt, müssen immer mindestens zwei Personen anwesend sein.
Bewirtungsbelege: Was müssen Sie beim Anlass der Bewirtung beachten?
Ein Bewirtungsbeleg wird bei allen geschäftlichen Anlässen benötigt, die der Pflege oder Vertiefung von Geschäftsbeziehungen oder der Mitarbeitermotivation dienen. Die bloße Angabe „Geschäftsessen“ reicht jedoch nicht aus. Stattdessen sollten Sie den Anlass konkret benennen, z. B.: "Gespräch zur Organisation des anstehenden Events am 15.10.2025". Nur mit einer solchen präzisen Beschreibung können die Bewirtungskosten steuerlich anerkannt werden. Grundsätzlich können Sie sich merken: Desto konkreter, desto besser.
Werfen wir nun an Blick auf die verschiedenen Kategorien von Geschäftsessen:
1. Geschäftlich veranlasste Bewirtungskosten
- entstehen bei der Bewirtung von Geschäftspartnern (zum Beispiel Kunden, Lieferanten)
- klassisches Geschäftsessen, wenn ein geschäftlicher Anlass vorliegt und externe Partner teilnehmen
- steuerlich absetzbar: 70% der Kosten
2. Betrieblich veranlasste Bewirtungskosten
- entstehen bei der Bewirtung von Mitarbeitern oder deren Angehörigen
- Beispiele: Jubiläen, Betriebsfeiern
- steuerlich absetzbar: 100% der Kosten
3. Ausnahmen und Grenzen
- Dienstreisen: übersteigen die Bewirtungskosten 60 € pro Person, liegt ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil beim Arbeitnehmer vor.
- Betriebsfeiern: Kosten bis 110 € pro Person inkl. USt sind steuerfrei. Wird dieser Betrag überschritten, muss der übersteigende Teil als geldwerter Vorteil versteuert werden.
- Ab der dritten Betriebsfeier pro Jahr gilt die komplette Zuwendung an die Mitarbeiter als steuerpflichtiger geldwerter Vorteil.
Was gilt bei Bewirtungsbelegen aus dem Ausland?
Die genannten Anforderungen gelten auch für Bewirtungen im Ausland. Einzige Ausnahme: Der Steuerpflichtige kann belegen, dass bestimmte Nachweispflichten im jeweiligen Staat nicht vorgesehen sind.
Wird ein handschriftlicher Beleg anerkannt?
Handschriftliche Bewirtungsbelege werden in Deutschland grundsätzlich nicht anerkannt. Eine Ausnahme gilt nur für Belege, die im Ausland handschriftlich ausgestellt wurden. In diesem Fall muss der Steuerpflichtige jedoch nachweisen, dass im betreffenden Staat keine Pflicht zur Ausstellung elektronischer oder maschinell erstellter Rechnungen besteht.
Kann ich auch bei einem Lieferservice einen Bewirtungsbeleg erhalten?
Möchten Sie bei Lieferservices einen Bewirtungsbeleg erhalten, sollten Sie folgendes wissen: Meist verweisen die Plattformen auf das Restaurant, bei dem das Essen bestellt wurde. Wenden Sie sich also direkt an das Personal des Restaurants – beispielsweise über das Kommentarfeld bei der Bestellung. Es kann jedoch vorkommen, dass kein Bewirtungsbeleg ausgestellt wird. Daher empfiehlt es sich, bereits vor der Bestellung mit dem Restaurant abzuklären, dass ein Bewirtungsbeleg benötigt wird.
Auch bei Catering-Services können Sie einen Bewirtungsbeleg anfordern, sofern die Bewirtung geschäftlich veranlasst ist. In diesem Fall sind bis zu 70 % der Kosten steuerlich absetzbar.
Wird die Angemessenheit des Bewirtungsbelegs geprüft?
Das Finanzamt entscheidet im Einzelfall, ob die Kosten einer Bewirtung angemessen sind und in einem zulässigen Verhältnis zum Anlass stehen. Eine feste Betragsgrenze gibt es nicht, sodass Unternehmen zunächst frei wählen können, welche Bewirtungsangebote sie nutzen.
Eine klare Einschränkung gilt jedoch für Bewirtungen in Nachtclubs oder vergleichbaren Lokalitäten. In solchen Etablissements sind Speisen und Getränke häufig so hochpreisig, dass das Preis-Leistungs-Verhältnis nicht mehr gerechtfertigt ist. Bewirtungsbelege aus diesen Lokalitäten werden daher oft vom Finanzamt abgelehnt und als unzulässige Betriebsausgaben gewertet. Aber auch dies ist eine Einzelfallentscheidung.
Steuerberatung für Kapitalgesellschaften und ihre Gesellschafter
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Unsere Kanzlei fokussiert sich auf die steuerliche Beratung von Kapitalgesellschaften sowie deren Anteilseignern. Mandanten schätzen insbesondere unsere Expertise bei der Entwicklung individueller und passgenauer Konzepte, zum Beispiel in folgenden Bereichen:
Allgemeines Unternehmenssteuerrecht
- Unternehmenssteuerrecht - Die laufende Besteuerung der GmbH
- Unternehmenssteuerrecht - Die Vorratsgesellschaft
- Unternehmenssteuerrecht - Die Gründung einer GmbH
- Unternehmenssteuerrecht - Eine Holding gründen und wann dies sinnvoll ist
- Unternehmenssteuerrecht - Gewerbesteueroase
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- PKW Besteuerung - Allgemeines zur PKW Besteuerung
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- Wissenswertes zum Vorsteuerabzug
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Häufig Fragen & deren Antworten
Hier finden Sie die häufigsten Fragen. Ihre ist nicht dabei? Dann klären wir sie gerne in einem persönlichen Gespräch.
Jetzt Termin vereinbarenWelche Angaben muss ein Bewirtungsbeleg enthalten?
Ein Bewirtungsbeleg muss u. a. Name und Anschrift des Restaurants, Datum, verzehrte Speisen und Getränke, Netto- und Bruttobetrag, Umsatzsteuer, Namen der Gäste, Bewirtungsanlass und die Unterschrift des Gastgebers enthalten. Nur vollständige Belege werden steuerlich anerkannt.
Können Bewirtungskosten im Ausland geltend gemacht werden?
Ja, die gleichen Anforderungen gelten auch bei ausländischen Bewirtungen. Eine Ausnahme besteht nur, wenn der Steuerpflichtige nachweisen kann, dass bestimmte Nachweispflichten im jeweiligen Land nicht vorgesehen sind
Werden handschriftliche Belege anerkannt?
Handschriftliche Bewirtungsbelege werden grundsätzlich nicht akzeptiert. Ausnahmen gelten für handschriftlich ausgestellte Belege im Ausland, wenn nachgewiesen werden kann, dass elektronische oder maschinell erstellte Belege dort nicht vorgeschrieben sind.
Welche Bewirtungskosten sind steuerlich absetzbar?
Steuerlich absetzbar sind angemessene Bewirtungskosten aus betrieblichem Anlass für Speisen und Getränke bei Geschäftsessen mit Geschäftspartnern oder Mitarbeitern.
Yannick Lohse
Yannick Lohse ist Gründer und Geschäftsführer. Er ist Leiter der Compliance Abteilung und berät in sämtlichen Fragen des nationalen Steuerrechts.
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Das Geschäftsführergehalt eines GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführers hat unmittelbare Auswirkungen auf die Steuerlast – sowohl bei der GmbH (Körperschaft- und Gewerbesteuer) als auch beim Gesellschafter selbst (Einkommensteuer). Entscheidend ist dabei, dass das Gehalt als „angemessen“ gilt. Überschreitet es diesen Rahmen, stuft das Finanzamt den überhöhten Teil als verdeckte Gewinnausschüttung ein – mit entsprechend nachteiligen steuerlichen Folgen.
Um die Angemessenheit zu prüfen, wird regelmäßig ein Fremdvergleich durchgeführt. Hierbei spielen Faktoren wie die Branche des Unternehmens sowie dessen Jahresumsatz eine zentrale Rolle. Mit Hilfe dieser Kennzahlen lässt sich das Geschäftsführergehalt optimal ausgestalten, um steuerliche Vorteile auf beiden Ebenen auszuschöpfen.
Als Partner für Wachstumsunternehmen, Startups und mittelständische Familienunternehmen hat sich npta darauf spezialisiert, Sie als Gesellschafter-Geschäftsführer dabei zu unterstützen, ihre Vergütungsmodelle steuerlich optimal zu gestalten. Mit individuellen Lösungen sorgen wir dafür, dass Geschäftsführergehälter sowohl rechtssicher als auch steuerlich optimal ausgestaltet sind.
In einem weiteren Beitrag zur Besteuerung der GmbH haben wir uns mit der Thematik der Gewerbesteueroase beschäftigt und festgestellt, dass die Gewerbesteuer bei geschickter Gestaltung ein großer Hebel sein kann, die Steuerbelastung zu reduzieren. Damit die Gestaltungen in einer Steueroase auch tatsächlich funktionieren, müssen bestimmte Substanzerfordernisse in Bezug auf die Betriebsstätte erfüllt sein. Dieses Thema wird in diesem Beitrag behandelt.
Wer Kapitalerträge – insbesondere Gewinnausschüttungen – an seine Anteilseigner auszahlt, ist gesetzlich verpflichtet, Kapitalertragsteuer einzubehalten. Dieser Abzug beläuft sich regelmäßig auf 25% des ausgeschütteten Betrags. Da das Gesetz Steuerbefreiungen - wie beispielsweise das Schachtelprivileg iSv. § 8b KStG bzw. § 9 Nr. 2a GewStG - auf Ebene des Empfängers zunächst nicht berücksichtigt, kommt es insbesondere bei Holding-Strukturen häufig zu einer sogenannten Dauerüberzahlung von Kapitalertragsteuer.
An diesem Punkt greift die Bescheinigung für Dauerüberzahler nach § 44a Abs. 5 EStG. Sie ermöglicht es, den Steuerabzug zu vermeiden und die Liquidität im Unternehmen nachhaltig zu stärken. Die Dauerüberzahlerbescheinigung ist damit ein wirkungsvolles, jedoch vielfach unbekanntes und unterschätztes Instrument zur Verbesserung der finanziellen Flexibilität. Mit ihr wird erreicht, dass auf bestimmte Ausschüttungen keine Kapitalertragsteuer mehr einbehalten werden muss. Das reduziert nicht nur den administrativen Aufwand, sondern sorgt auch dafür, dass dem Unternehmen Mittel sofort zur Verfügung stehen, die andernfalls zunächst an das Finanzamt abgeführt würden.
Sie sind an der Gründung oder dem Erwerb einer GmbH interessiert? Auch hierzu beraten wir Sie gerne.
Wer als Gesellschafter einer GmbH zugleich deren Geschäftsführer ist, hat ein interessantes Gestaltungsinstrument in der Hand: das Geschäftsführergehalt. Durch den optimalen Einsatz des Geschäftsführergehalts, lässt sich die Steuerlast der GmbH spürbar senken. Allerdings setzt das Finanzamt enge Grenzen – ein überhöhtes Geschäftsführergehalt kann schnell als verdeckte Gewinnausschüttung gewertet.
Entscheidend ist deshalb, dass das Gehalt „fremdüblich“ ausgestaltet ist und bestimmte Kriterien erfüllt. Dazu gehören etwa ein angemessener Vergleich mit anderen Geschäftsführergehältern, die richtige Gewichtung zwischen Fixgehalt und Tantieme, eine ausreichende Eigenkapitalverzinsung der GmbH sowie die Vermeidung rückwirkender Gehaltsanpassungen.
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