Umsatzsteuer - Ordnungsgemäße Rechnung nach §§ 14, 14a UStG

Rechnungen kann man leider nicht schreiben, wie man gerne möchte. Auch für das Ausstellen von ordnungsgemäßen Rechnung gilt ein strenges Regelwerk (§ 14 Abs. 4 Satz 1 UStG). Insbesondere im B2B-Bereich (business-to-business) sollten die Rechnungen immer ordnungsgemäß sein, denn ohne ordnungsgemäße Rechnung kann der Leistungsempfänger keine Vorsteuer geltend machen und wird früher oder später eine entsprechende Rechnungskorrektur verlangen. Rechnungskorrekturen kommen vor, sollten jedoch unbedingt vermieden werden. Dies bedeutet für den Unternehmer vermeidbaren, administrativen und vor allem unbezahlten Mehraufwand. Folgende Informationen sollten daher auf jeder Rechnung enthalten sein:

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1. Vollständigen Namen und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des leistenden Unternehmers
3. Ausstellungsdatum der Rechnung
4. Rechnungsnummer (fortlaufende Nummer, die eine eindeutige Identifizierung der Rechnung ermöglicht und nur einmal vergeben wird/wurde)
5. Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder, bei sonstigen Leistungen, Art und Umfang der sonstigen Leistung
6. Zeitpunkt der Leistungserbringung (Entstehungszeitpunkt der Steuer nach § 13a UStG) oder Vereinnahmungszeitpunkt des Entgeltes bei An- und Vorauszahlungen
7. Entgelt im Sinne des § 10 UStG (Nettobetrag der Leistung) sowie den hierauf entfallenden Steuerbetrag und Steuersatz nach § 12 UStG
8. Falls eine Steuerbefreiung nach § 4 UStG greift oder die Kleinunternehmerregelung angewendet wird (§ 19 UStG), einen entsprechenden Hinweis hierauf

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Für den Fall, dass der Rechnungsbetrag bis zu 250€ inkl. Umsatzsteuer beträgt (sog. Kleinbetragsrechnungen) gibt es Erleichterungen (§ 33 UStDV). Diese Erleichterungen gelten jedoch nicht für Rechnungen mit Auslandsbezug. Es sind nur folgende Angaben notwendig: 

1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
2. das Ausstellungsdatum,
3. die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände; Umfang und Art der sonstigen Leistung,
4. das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag 
5. anzuwendender Steuersatz; ggf. bei einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf

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Allgemeines

Alle Rechnungen brauchen eine fortlaufende Rechnungsnummer. Dies bedeutet, dass Ihre Rechnungsnummern keine Lücken haben dürfen. Ansonsten bieten nicht ordnungsgemäße Rechnungen einen geeigneten Angriffspunkt für die Betriebsprüfung, die GoBD anzuzweifeln und eine Zuschätzung droht. Hintergrund hierfür ist, dass ohne fortlaufende Rechnung niemand weiß, wie viele Rechnung es tatsächlich gibt und welche im Rahmen der Erstellung der Steuererklärung angegeben wurden und welche nicht.

Möglich ist jedoch, verschiedene Nummernkreise zu verwenden, bspw. wenn Leistungen oder Produkte voneinander getrennt werden sollen. 

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Beispiel: 

Für Waren wird der Nummernkreis RE-W-2025 - 001 und

für Dienstleistungen der Nummernkreis RE-DL-2025 - 001 verwendet. 

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Revisionssichere Erstellung

Aber auch mit einer fortlaufenden Rechnungsnummer ist den Anforderungen des Finanzamts noch nicht Genüge getan. Denkbar wäre, dass eine Rechnungsnummer mehrfach vergeben wird. Daher müssen Rechnungen auch revisionssicher erstellt werden, was bedeutet, dass einmal geschriebene Rechnungen nicht mehr geändert oder gelöscht werden können. Das verwendete System muss so gestaltet sein, dass die Rechnung nach Ausstellung nur noch storniert oder neu geschrieben werden kann. In jedem Fall müssen die Rechnung und der Rechnungsverlauf eindeutig nachvollziehbar sein. Eine etwaige Stornorechnung muss sich explizit auf die dazugehörige Rechnung beziehen.

Entsprechend reicht eine Rechnungserstellung per Word oder Excel nicht aus, da diese beliebig oft geändert werden können. Auch eine Rechnung als PDF ist nicht ausreichend, auch wenn diese nur bedingt veränderbar ist.

Wird eine Leistung an einen Unternehmer erbracht, kann es auch vorkommen, dass dieser an den Leistungserbringer eine Gutschrift ausstellt (§ 14 Abs. 2 S. 1 UStG). Hierbei handelt es sich im Prinzip um eine “umgekehrte” Rechnung. Die Erstellung einer Gutschrift muss jedoch im Vorhinein explizit vereinbart werden. Diese Gutschrift muss durch den Leistungsempfänger auch als entsprechende bezeichnet werden (§ 14 Abs. 4 S. 1 Nr. 10 UStG). Gutschriften werden häufig von Unternehmen eingesetzt, die mit Freiberuflern zusammenarbeiten. Der Vorteil liegt auf der Hand: Durch die Übernahme der Rechnungsstellung in Form einer Gutschrift behält das Unternehmen die Kontrolle über die Rechnungserstellung und kann dadurch sicherstellen, dass alle relevanten Informationen enthalten sind. Dies erspart den bereits administrativen Mehraufwand im Falle einer nicht ordnungsgemäßen Rechnung und sicher den Vorsteuerabzug.

In besonderen Fällen müssen zusätzliche Pflichten bei der Erstellung einer Rechnung oder Gutschrift beachtet werden. Beispielhaft zu nennen sind grenzüberschreitende Lieferungen oder Fälle des sog. Reverse-Charge Verfahrens. Folgende Besonderheiten sind im Einzelfall zu beachten: 

1. Ein Hinweis auf “Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“, sofern § 13b UStG oder eine entsprechende Regelung im anderen EU-Mitgliedsstaats greift (§ 14a Abs. 1 und 5 UStG)
2. Verpflichtende Ausstellung einer Rechnung, wenn eine Lieferung nach § 3c Abs. 1 UStG in Deutschland als bewirkt gilt (“Fernverkauf”, § 14a Abs. 2 UStG)
3. Ausstellung der Rechnung bis zum 15. Tag des Folgemonats nach Ausführung der Lieferung, wenn es sich bei ihr um eine innergemeinschaftliche Lieferung iSd. § 6a UStG handelt (§ 14a Abs. 3 UStG)

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Neben dem bereits erwähnten administrativen Mehraufwand infolge einer Rechnungskorrektur können jedoch auch empfindliche Strafen drohen. Diese gilt es zu vermeiden: 

• Ordnungswidrigkeit: Wer vorsätzlich oder leichtfertig keine Rechnung ausstellt, obwohl er dazu verpflichtet ist, kann mit einem Bußgeld von bis zu 5.000 € belegt werden (§ 26a Abs. 2 Nummer 1 UStG). 
• Steuerschuldnerschaft nach § 14c UStG: Wer eine zu hohe Steuer ausweist oder Steuer ausweist, obwohl er als Nichtunternehmer keine ausweisen darf, schuldet die ausgewiesene Steuer. Der zum Vorsteuerabzug berechtigte Leistungsempfänger kann dennoch nur den zutreffenden Steuerbetrag abziehen. 
• Versagung des Vorsteuerabzugs: Ein Vorsteuerabzug ist nur aus einer ordnungsgemäßen Rechnung des leistenden Unternehmers möglich (§ 15 Abs. 1 S. 1 Nummer 1 Satz 1 UStG). Fehlerhafte Rechnungen können dazu führen, dass der Vorsteuerabzug nicht gewährt wird. 

Schätzung nach § 162 AO: Fehlende und fehlerhafte Rechnungen sowie entsprechende Buchungen können dazu führen, dass das Finanzamt - bspw. im Rahmen einer Betriebsprüfung – eine Schätzung nach § 162 Abs. 2 S. 2 AO vornimmt.