Geschenke im Steuerrecht - Gestaltungsspielräume und was es zu beachten gibt
Sie möchten Ihren Mitarbeitenden etwas Gutes tun, ihre Wertschätzung erhöhen und zugleich bei der Steuer sparen? Genau hier kommen Sachzuwendungen an Arbeitnehmer ins Spiel. Sachzuwendungen an Arbeitnehmer werden nicht klassisch als Gehalt in bar ausgezahlt werden, sondern als Sachlohn gewährt werden. Sie zählen zu den beliebtesten Instrumenten, um mehr "Netto vom Brutto" zu ermöglichen und gleichzeitig ein attraktives Arbeitsumfeld zu schaffen.
Doch welche Sachbezüge sind tatsächlich lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei? Wo liegen die Freigrenzen und welche Voraussetzungen sind zu beachten?
In diesem Blogartikel erfahren Sie, welche Sachbezüge steuerlich begünstigt sind, wann die Freigrenzen greifen und welche Bedingungen – insbesondere das Kriterium „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ – zwingend erfüllt sein müssen. Zudem zeigen wir Ihnen, warum Sachlohn in vielen Fällen steuerlich vorteilhafter ist als eine Gehaltserhöhung in bar und wie Sie typische Fehler vermeiden. Außerdem interessant: Eine Sachzuwendung kann auch dem Gesellschafter-Geschäftsführer gewährt werden.
Ist dieser Blogbeitrag interessiert für Sie? Dann könnte dieser Beitrag zu den steuerlichen Besonderheiten bei der Bewirtung auch und bei Geschenken interessant für Sie sein!
Als Partner für Wachstumsunternehmen, Startups und mittelständische Familienunternehmen sind wir Ihr vertrauensvoller Ansprechpartner – für eine ganzheitliche Beratung Ihres Unternehmens und für Sie in Ihrer Rolle als Gesellschafter.
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Doch welche Sachbezüge sind tatsächlich lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei? Wo liegen die Freigrenzen und welche Voraussetzungen sind zu beachten?
In diesem Blogartikel erfahren Sie, welche Sachbezüge steuerlich begünstigt sind, wann die Freigrenzen greifen und welche Bedingungen zwingend erfüllt sein müssen. Zudem zeigen wir Ihnen, warum Sachlohn in vielen Fällen steuerlich vorteilhafter ist als eine Gehaltserhöhung in bar und wie Sie typische Fehler vermeidest. Außerdem interessant: Eine Sachzuwendung kann auch dem Gesellschafter-Geschäftsführer gewährt werden.
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Auf einen Blick - Was Sie wirklich wissen müssen
50€ - Freigrenze für Sachbezüge
Arbeitgeber dürfen ihren Mitarbeitenden monatlich Sachzuwendungen bis zu 50€ brutto steuer- und sozialversicherungsfrei gewähren (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG).
Wichtig: Es handelt sich um eine Freigrenze, nicht um einen Freibetrag. Wird die 50€-Grenze auch nur minimal überschritten, ist der gesamte Betrag steuer- und beitragspflichtig. Dies sollten Sie vermeiden.
60€ - Grenze für persönliche Anlässe
Zusätzliche Aufmerksamkeiten aus besonderem persönlichem Anlass, wie etwa Geburtstag, Hochzeit oder Geburt eines Kindes, bleiben bis zu 60€ je Ereignis steuerfrei (R 19.6 LStR). Diese Freigrenze kann neben der monatlichen 50€ - Freigrenze genutzt werden.
Beispiel: Im Monat eines Dienstjubiläums sind so bis zu 110€ steuerfrei möglich (50€ + 60€).
Abgrenzung Sachlohn vs. Barlohn
Begünstigt ist nur echter Sachlohn. Zweckgebundene Geldleistungen, nachträgliche Kostenerstattungen oder allgemein einsetzbare Guthabenkarten gelten seit 2020 regelmäßig als Barlohn (§ 8 Abs. 1 Satz 2 und 3 EStG) und fallen nicht unter die 50€-Freigrenze. Gutscheine sind nur dann steuerlich begünstigt, wenn sie ausschließlich zum Bezug konkreter Waren oder Dienstleistungen berechtigen (z. B. limitiertes Netzwerk oder bestimmte Produktpalette) und keine Barauszahlungsfunktion besitzen.
Zusätzlichkeitsvoraussetzung
Seit 2020 müssen Sachzuwendungen „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ gewährt werden (§ 8 Abs. 4 EStG). Eine Gehaltsumwandlung in Sachleistungen ist schädlich. Wird bestehender Barlohn lediglich umetikettiert, entfällt die Steuerbefreiung vollständig.
Pauschalversteuerung nach § 37b EStG
Höherwertige Geschenke oder Incentives können nach § 37b EStG pauschal mit 30 % durch den Arbeitgeber versteuert werden. Dies gilt für Sachzuwendungen an Arbeitnehmer oder Geschäftspartner bis zu einem Höchstbetrag von 10.000 € pro Empfänger und Jahr. Die Pauschalierung entlastet den Empfänger von der individuellen Besteuerung, erfasst jedoch ausschließlich Sachzuwendungen. Bargeldzahlungen sind ausgeschlossen. Bei Sachzuwendungen an Geschäftspartnern ist zusätzlich das Betriebsausgabenabzugsverbot nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG zu beachten (dazu unter XX mehr).
Keine Geldersatzfunktion
Entscheidend ist, dass der Sachbezug keine Geldersatzfunktion erfüllt. Sobald eine Auszahlung in Bargeld möglich ist oder der Vorteil wirtschaftlich wie Bargeld wirkt, wird die Begünstigung versagt. Die Finanzverwaltung prüft diesen Punkt zunehmend streng – insbesondere bei Gutscheinsystemen und Prepaid-Karten.
Was sind Sachzuwendungen an Arbeitnehmer?
Sachzuwendungen, die häufig auch Sachbezüge oder geldwerte Vorteile genannt werden, sind Leistungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer, die nicht in Geld, sondern in Geldeswert bestehen. Sie werden zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn gewährt und können etwa in Form von Waren, Dienstleistungen oder bestimmten Gutscheinen erfolgen.
Wichtig ist: Auch wenn kein Bargeld fließt, handelt es sich lohnsteuerlich um Arbeitslohn im Sinne des § 19 EStG. Sachzuwendungen unterliegen daher grundsätzlich der Lohnsteuer- und Sozialversicherungspflicht, es sei denn, eine ausdrückliche Steuerbefreiung oder eine Pauschalversteuerungsmöglichkeit (z. B. nach § 37b EStG) greift.
Die 50€ - Grenze: Für nicht anlassgebundene Sachzuwendungen
Sachbezüge bis 50€ - Grenze für nicht anlassgebundene Sachzuwendungen
Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmern monatlich Sachbezüge bis zu 50€ steuer- und sozialversicherungsfrei gewähren. Die gesetzliche Grundlage findet sich in § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG. Die Freigrenze gilt pro Arbeitnehmer und pro Kalendermonat.
Entscheidend hierbei: Es handelt sich um eine Freigrenze und nicht um einen Freibetrag. Wird der Betrag von 50 € auch nur geringfügig überschritten, ist der gesamte Sachbezug lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig.
Was fällt unter die 50€ - Freigrenze?
Typische Beispiele sind Tankkarten, Essenszuschüsse in Form von Gutscheinen oder Einkaufsgutscheine. Voraussetzung ist, dass es sich um echten Sachlohn handelt. Eine Barauszahlung oder eine Einlösbarkeit gegen Bargeld darf nicht möglich sein.
Zwingende Voraussetzung ist zudem die Zusätzlichkeit zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn (§ 8 Abs. 4 EStG). Eine Gehaltsumwandlung ist schädlich und führt zur vollständigen Steuerpflicht.
Keine Hochrechnung auf das Jahr
Die 50 € gelten ausschließlich monatlich. Eine Zusammenfassung oder „Ansparung“ auf 600 € im Jahr ist unzulässig.
Beispiel: Ein Geschenk zum Geburtstag im Wert von 250 € ist vollständig steuerpflichtig. Dies gilt auch dann, wenn in den übrigen Monaten keine Sachbezüge gewährt wurden.
Die 60€ - Grenze: Die anlassbezogene Freigrenze
Sachbezüge bis 60€ - Grenze für anlassgebundene Sachzuwendungen
Zusätzlich zur monatlichen 50€ - Freigrenze dürfen Arbeitgeber bei persönlichen Ereignissen Sachzuwendungen bis zu 60€ pro Anlass steuerfrei gewähren. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in den Lohnsteuerrechtlinien 19.6 LStR.
Begünstigt sind Aufmerksamkeiten aus besonderem persönlichem Anlass im Privatbereich des Mitarbeiters, etwa Geburtstag, Hochzeit oder Geburt eines Kindes.
Besonderheiten bei Aufmerksamkeiten
Auch hier gilt: Es handelt sich um eine Freigrenze. Bei einem Wert von 61 € wäre der gesamte Betrag steuerpflichtig.
Zu begrüßen ist, dass die 60€ - Grenze neben der monatlichen 50€ - Freigrenze genutzt werden kann.
Beispiel: Im Dezember erhält ein Mitarbeiter einen 50€ - Tankgutschein sowie ein Weihnachtsgeschenk im Wert von 50€. Bleibt das Geschenk unter 60€ und stellt eine Aufmerksamkeit aus persönlichem Anlass dar, sind insgesamt bis zu 100 € steuerfrei möglich.
Gerade diese Kombinationsmöglichkeit macht die Regelung besonders attraktiv, wenn Sie Ihre Beschäftigten zusätzlich wertschätzen möchen, ohne die monatliche Sachbezugsfreigrenze zu gefährden.
Voraussetzungen und Stolperfallen: Worauf Sie achten müssen
Bei Sachzuwendungen lauern Fallstricke. Vor allem bei der Frage, ob es sich tatsächlich um einen begünstigten Sachbezug oder doch um eine Geldleistung handelt. Seit Für steuerfreie Sachzuwendungen sind zwei Kernvoraussetzungen entscheidend, die wir uns im Folgenden genauer anschauen werden:
- das Zusätzlichkeitsgebot und
- das Gutschein-/Sachlohnkriterium.
Zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn
Eine zentrale Voraussetzung für fast alle Steuerbefreiungen im Lohnsteuerrecht ist, dass der Vorteil zusätzlich zum geschuldeten Lohn gewährt wird (§ 8 Abs. 4 EStG, . Eine Gehaltsumwandlung oder -verrechnung ist somit nicht zulässig.
Beispiele:
- Ein Mitarbeiter verzichtet auf 50€ Gehalt und erhält stattdessen einen 50€ - Gutschein. Der Gutschein stellt steuerpflichtigen Arbeitslohn, da der Gutschein das Gehalt ersetzt.
- Der Arbeitgeber gewährt freiwillig einen 50€ - Gutschein zusätzlich zum vertraglich geschuldeten Lohn. In diesem Fall ist der Gutschein steuerfrei, da es sich um zusätzliches Entgelt handelt.
Sachbezug vs. Geldleistung
Die zweite Stolperfalle ist die Abgrenzung: Wann gilt ein Vorteil als Sachbezug? In § 8 Abs. 1 EStG heißt es sinngemäß:
"Kein Sachbezug sind insbesondere zweckgebundene Geldleistungen, nachträgliche Kostenerstattungen, Geldsurrogate und sonstige Vorteile, die einem Geldbetrag entsprechen. Alles, was sich im Kern in Geld umwandeln lässt, fällt nicht unter die Begünstigung."
Beispiele:
- Überweisung/ Auszahlung eines Betrags von 50€. Hierbei handelt es sich um Barlohn, der steuerpflichtig ist.
- Eine Erstattung bereits gezahlter Rechnungen (z. B. 40 € für Fitnessstudio). Hierbei handelt es sich um eine nachträgliche Kostenerstattung, die steuerpflichtig ist
- Universell einsetzbare Prepaid-Karten oder Gutscheine ohne konkrete Waren- oder Dienstleistungsbindung. Diese stellen ein Geldsurrogat und sind steuerpflichtig.
- Die Übernahme privater Schulden oder Einzahlung eines Geldbonus auf das Konto des Mitarbeiters. Hierbei handelt es sich nicht um einen Sachbezug.
Pauschalversteuerung nach § 37b EStG - hochwertige Geschenke steuerfrei zuwenden
Hochwertige Benefits steuerfrei für Arbeitnehmer
Ob exklusive Weihnachtsgeschenke, Leistungsprämien oder VIP-Tickets für Sportevents – wenn Zuwendungen den üblichen Rahmen sprengen, ist die Pauschalversteuerung das ideale Werkzeug für Arbeitgeber.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Der Steuersatz: Der Arbeitgeber übernimmt die Lohnsteuer pauschal mit 30%.
- Der Vorteil: Für Arbeitnehmer ist der Benefit steuerfrei und "endgültig" besteuert. Durch die Übernahme der Besteuerung durch den Arbeitgeber muss der Vorteil nicht nochmal individuell versteuert werden.
- Die Grenze: Pro Person und pro Jahr bis zu einem Gesamtwert von 10.000€. Zu beachten ist, dass die Grenze brutto ist (also inkl. enthaltener Umsatzsteuer).
Zuzahlung bei besonders hochwertigen Benefits
Eine spezielle Option bei sehr hochwertigen Zuwendungen: Falls ein Geschenk über 10.000€ kostet, kann der Arbeitnehmer einen Teil aus eigener Tasche bezahlen, damit die Höchstgrenze eingehalten wird. Es ist z.B. zulässig, dass bei einem 13.000 € teuren Geschenk der Mitarbeiter 3.000 € zuzahlt, sodass nur 10.000 € pauschal versteuert werden. Im Ergebnis bleibt die Sachzuwendung voll pauschalierbar. Zu beachten sind jedoch noch die übernommenene Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge, wodurch die Zuzahlung ggf. höher ausfällt.
- Sozialversicherungsbeiträge: Diese Pauschalversteuerung betrifft primär die Lohnsteuer. Unter Umständen fallen Sozialversicherungs-Beiträge noch an, es sei denn, Dein Mitarbeiter liegt oberhalb der Beitragsbemessungsgrenze.
- Betriebsausgabe: Für Sie als Arbeitgeber gelten sowohl der Wert der Zuwendung als auch die pauschale Steuer als Betriebsausgaben.
Die Pauschalierung bei Gesellschafter-Geschäftsführern
Eine pauschal versteuerte Sachzuwendung kann auch an einen Gesellschafter-Geschäftsführer gewährt werden, sofern ein Anstellungsvertrag vorliegt (was nicht zwingend notwendig ist, wir jedoch regelmäßig iSd. Beweisvorsorge empfehlen).
Entscheidend ist, dass bereits im Vorfeld durch eindeutige Beschlüsse, wie etwa einen Gesellschafterbeschluss im Vorjahr für das Folgejahr, dokumentiert wird, dass die Zuwendung zusätzlich erfolgt und keine verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) darstellt. Sie darf insbesondere nicht als Vergütung oder Bonus für die Geschäftsführertätigkeit ausgewiesen werden.
Belastungsvergleich - Pauschalierung vs. Ausschüttung
Wer als Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH überlegt, sich etwas "privat"* anzuschaffen, steht oft vor der Wahl:
- Finanziere ich den Beitrag aus meinem monatlichen Gehalt als angestellter Gesellschafter-Geschäftsführer? Oder
- finanziere ich diesen Betrag über eine Ausschüttung?
Eine oftmals vergesse und in der Praxis eher selten beratene Alternative ist, dass der Sachbezug und die Pauschalierungsmöglichkeit auch für Gesellschafter-Geschäftsführer möglich ist. Warum dies steuerlich attraktiv ist, schauen wir uns in dem folgenden Belastungsvergleich an. Folgende realistische Annahmen treffen wir hierzu:
- Der Wert des Sachbezugs soll 9.900€ betragen (inkl. Umsatzsteuer)
- Die Steuerbelastung bei Ausschüttung beträgt: 32,28% (KSt/SolZ, GewSt, HS 470%)
- Einkommensteuer nach Teileinkünfteverfahren 42% (inkl. SolZ)
- Pauschale Lohnsteuer nach § 37b EStG + SolZ: 31,65%
Berechnung der Auswirkungen beim Sachbezug
Da der Wert des Sachbezug 9.900€ beträgt, entfällt hierauf eine Pauschale Lohnsteuer nach § 37b EStG in Höhe von 3.133,35€ (9.900€ x 31,65%). Es ergeben sich folgende Auswirkungen auf Ebene der GmbH:
- Die Gesamtaufwendungen auf Ebene der GmbH 13.033,35€ (9.900€ + 3.133,35€). Dieser Betrag, also inkl. der übernommenen Lohnsteuer) ist in voller Höhe als Betriebsausgabe gem. § 4 Abs. 4 EStG absetzbar.
- Die Steuerersparnis auf Ebene der GmbH beträgt somit 4.207,17€ (13.033,35€ x 32,28%).
- Die Gesamtkosten auf Ebene der GmbH nach Abzug etwaiger Steuern betragen somit 8.816,18€ (13.033,35€ - 4.217,17€).
- Der Nettozufluss beim Gesellschafter beträgt 9.900€.
Berechnung der Auswirkungen bei Ausschüttung
Zur Vergleichbarkeit der beiden Alternativen werden die Gesamtkosten nach Abzug von Steuern auf Ebene der als Ausschüttungsbetrag herangezogen. Dieser beträgt 8.816,18€:
- Die Gewinnausschüttung beträgt 8.816,18€.
- Einkommensteuer auf die Gewinnausschüttung: 2.221,68 (60% steuerpflichtig nach TEV x 42%)
- Der Nettozufluss beim Gesellschafter beträgt 6.594,48€ (8.816,18€ - 2.221,68€)
Der finanzielle Vorteil des Sachbezugs gegenüber der Ausschüttung
Der finanzielle Vorteile aus dem Bezugs des Sachbezugs beträgt 3.295,5€ und berechnet sich wie folgt:
- Eingesparte Steuern auf Ebene der GmbH: 4.207,17€
- Eingesparte Einkommensteuer auf Ebene des Gesellschafters: 2.221,68€
- Aufgewendete Kosten (Pauschalsteuer) auf Ebene der GmbH: 3.133,35€
Auf den ersten Blick scheint beides ähnlich, doch steuerlich können die Unterschiede erheblich sein. Ein kurzer Vergleich zeigt, das der Sachbezug deutlich günstiger ist.
Hinweis: Ein betrieblicher Anlass muss vorliegen. Gerne beraten wir Sie hierzu ausführlich.
Steuerberatung für Kapitalgesellschaften und ihre Gesellschafter
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Unsere Kanzlei fokussiert sich auf die steuerliche Beratung von Kapitalgesellschaften sowie deren Anteilseignern. Mandanten schätzen insbesondere unsere Expertise bei der Entwicklung individueller und passgenauer Konzepte, zum Beispiel in folgenden Bereichen:
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Häufig Fragen & deren Antworten
Hier finden Sie die häufigsten Fragen. Ihre ist nicht dabei? Dann klären wir sie gerne in einem persönlichen Gespräch.
Jetzt Termin vereinbarenWas regelt § 37b EStG?
§ 37b EStG erlaubt Arbeitgebern, bestimmte Sachzuwendungen an Arbeitnehmer pauschal mit 30 % zu besteuern, statt diese als normalen Arbeitslohn zu versteuern. So können Aufmerksamkeiten und kleine Geschenke steuerlich einfacher abgewickelt werden.
Welche Sachzuwendungen fallen unter § 37b EStG)
Typische Beispiele sind Gutscheine, Sachgeschenke oder Waren, die zusätzlich zum Gehalt gegeben werden und die im üblichen Geschäftsverkehr üblich sind. Geldzahlungen fallen nicht darunter.
Wie hoch ist die Steuer?
Die Pauschalsteuer beträgt 30 % auf den Bruttowert der Zuwendung. Sie ersetzt die Einkommensteuer des Arbeitnehmers für diesen Vorteil.
Kann ich als Gesellschafter-Geschäftsführer auch davon profitieren?
Ja sehr gut sogar. Als Gesellschafter-Geschäftsführer sind Steuervorteile von bis zu 35% möglich
Yannick Lohse
Yannick Lohse ist Gründer und Geschäftsführer. Er ist Leiter der Compliance Abteilung und berät in sämtlichen Fragen des nationalen Steuerrechts.
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Viele Unternehmer freuen sich über Gewinne in ihrer GmbH – doch spätestens bei der Ausschüttung stellt sich die Frage: Wie hoch ist die Steuerlast eigentlich? Denn Gewinne einer Kapitalgesellschaft werden auf zwei Ebenen besteuert: Zuerst bei der Kapitalgesellschaft selbst, und anschließend noch einmal beim Gesellschafter, sofern eine Gewinnausschüttung veranlasst wird. Die Kapitalgesellschaft - wie bspw. eine GmbH - unterliegt grundsätzlich der Körperschaftsteuer sowie dem Solidaritätszuschlag in Höhe von 15,8% und Gewerbesteuer von ca. 15% (siehe hierzu auch den Blogartikel zur laufenden Besteuerung). Die Steuerbelastung der GmbH kann unter bestimmten Voraussetzungen auch reduziert werden.
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