GmbH - der Gesellschafterbeschluss

Ein Gesellschafterbeschluss ist immer dann notwendig, wenn das Gesetz dies ausdrücklich verlangt, wenn eine gesetzliche Verpflichtung besteht und keine abweichende vertragliche Regelung getroffen wurde oder wenn im Vertrag selbst festgelegt ist, dass ein Beschluss erforderlich ist.

‍

Da das Gesetz den Gesellschafterbeschluss nicht in allen Punkten eindeutig regelt, kommt es häufig zu unterschiedlichen juristischen Auffassungen darüber, wann ein solcher Beschluss zwingend erforderlich ist.

‍

Umso wichtiger ist daher eine klare vertragliche Regelung innerhalb der Gesellschaft. Gesellschafter und Geschäftsführer sollten ihre vertraglichen Pflichten genau kennen und befolgen.

‍

Das Erfordernis eines Gesellschafterbeschlusses kann vertraglich entweder festgelegt oder ausgeschlossen werden. Dies geschieht in der Regel in folgenden Dokumenten:

• dem Gesellschaftsvertrag,

• der Geschäftsordnung,

• einer Gesellschaftervereinbarung sowie

• dem Geschäftsführervertrag.

‍

Diese Verträge sollten mit großer Sorgfalt erstellt und von allen Beteiligten genau geprüft werden.
‍

Andernfalls kann insbesondere für Geschäftsführer ein erhebliches persönliches Risiko entstehen, da Verstöße unter Umständen zu einer Haftung mit dem Privatvermögen führen können. Auch Gesellschafter können in Konflikt mit steuerlichen Vorschriften geraten, etwa durch den Vorwurf einer verdeckten Gewinnausschüttung.

Der Vollständigkeit halber weisen wir darauf hin, das beide Fälle sogar strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen können, weshalb die Bedeutung von Gesellschafterbeschlüssen keinesfalls unterschätzt werden sollte.

Für die Entscheidungen im alltäglichen Geschäftsbetrieb einer GmbH sind in erster Linie die Geschäftsführer verantwortlich. Sie handeln jedoch nicht völlig unabhängig, da sie gemäß § 37 Abs. 1 GmbHG an die Weisungen der Gesellschafterversammlung gebunden sind. Durch diese Weisungsbefugnis kann die Gesellschafterversammlung Entscheidungen aus dem operativen Geschäft an sich ziehen und eigenständig per Beschluss treffen. Zudem legt § 46 GmbHG ausdrücklich fest, für welche Angelegenheiten die Gesellschafter zuständig sind. Dazu gehören unter anderem die Feststellung des Jahresabschlusses, die Entscheidung über die Ergebnisverwendung sowie die Bestellung und Abberufung der Geschäftsführer. In diesen Bereichen dürfen die Geschäftsführer keine eigenen Entscheidungen treffen.

‍

Die Gesellschafter können von den gesetzlichen Vorgaben abweichen und im Gesellschaftsvertrag individuelle Regelungen treffen. Dadurch lassen sich die Zuständigkeiten der Gesellschafter erweitern, die Kompetenzen der Geschäftsführer gezielt ausbauen oder auch beschränken.

‍

Daher kann man sagen, dass die Gesellschafterversammlung für die Geschäftsführung Leitlinien oder Weisungen beschließt, die von der der Geschäftsführung umgesetzt werden sollen. Die Gesellschafterversammlung bestimmt somit effektiv den Handlungsspielraum der Geschäftsführung.

Klassischerweise ist in folgenden Fällen ein Gesellschafterbeschluss notwendig:

‍

• Die Rückzahlung und Einforderung von Nachschüssen (§ 26 GmbHG)

• Änderungen des Gesellschaftsvertrags (§ 53 GmbHG)

• Auflösung der Gesellschaft (§ 60 Abs. 1 Nr. 2 GmbHG)

• Umwandlung (§ 13 Abs. 1 UmwG)

• Feststellung und Abberufung von Geschäftsführern

• Abschluss, Änderung und Beendigung des Geschäftsführervertrages

• Prüfung und Überwachung der Geschäftsführung

• Entlastung der Geschäftsführung

• Verträge mit Gesellschaftern (Gesellschafterdarlehen, Beratungsverträge)

• Veräußerung von Gesellschaftsanteilen

‍

Sonderfall der Zustimmungspflichtigen Geschäfte:

Ein Sonderfall sind die sogenannten zustimmungspflichtigen Geschäfte des Geschäftsführers. In vielen Gesellschaften werden solche Geschäfte in einem Zustimmungs-Katalog innerhalb der Geschäftsordnung aufgeführt.

‍

Darin sind typische Vorgänge und Entscheidungen beschrieben, bei denen der Geschäftsführer die vorherige Zustimmung der Gesellschafter einholen muss, bevor er handeln darf. Solche Regelungen dienen dazu, wichtige wirtschaftliche Entscheidungen, die über den normalen Geschäftsbetrieb hinausgehen, transparent zu machen und die Kontrolle durch die Gesellschafter sicherzustellen.

Diese können beispielsweise umfassen:

• Investitionen oder sonstige Verträge, die eine bestimmte Preisgrenze im Einzelnen und/ oder gesamt übersteigen. Die Preisgrenze wird hierbei individuell festgelegt,

• Erwerb oder Anmietung von Immobilien,

• Abschluss oder Änderung von auf Dauer festgelegten Kooperationsverträgen,

• Abschluss, Änderung oder Beendigung von Verträgen mit Freiberuflern (Freelancern).

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei um jeweils beispielhafte Auflistungen ohne Anspruch auf Vollständigkeit handelt.

‍

Zur Veranschaulichung schauen wir uns das folgende Beispiel an:

Die M-GmbH“ betreibt ein mittelständisches Produktionsunternehmen. Laut Gesellschaftsvertrag obliegt den Geschäftsführern die selbstständige Leitung des laufenden Geschäftsbetriebs. Dazu zählen unter anderem der Einkauf von Rohstoffen, die Einstellung von Mitarbeitern sowie die Verhandlung üblicher Lieferverträge. Für Investitionen mit einem Volumen von über 250.000€ muss der Geschäftsführer sich die Zustimmung der Gesellschafterversammlung einholen.

‍

Zur Erweiterung der Produktionskapazitäten plant der Geschäftsführer eine neue Produktionshalle zu errichten. Dieses Bauvorhaben würde mehrere Millionen Euro kosten und eine erhebliche langfristige Verpflichtung für die Gesellschaft darstellen. Da es sich hierbei nicht mehr um ein "gewöhnliches Geschäft" des täglichen Betriebs, sondern um eine außergewöhnliche Maßnahme mit erheblicher wirtschaftlicher Tragweite mit Zustimmungsvorbehalt handelt, darf die Geschäftsführung diese Entscheidung nicht allein treffen.

‍

Da es sich hierbei um ein sog. zustimmungspflichtiges Geschäft handelt, ist in einem solchen Fall die Zustimmung der Gesellschafter erforderlich. Der Geschäftsführer muss daher das Projekt der Gesellschafterversammlung vorlegen und die Zustimmung verlangen. Die Gesellschafter prüfen die geplanten Investitionen, wägen Chancen und Risiken ab und entscheiden schließlich per Gesellschafterbeschluss, ob der Bau umgesetzt werden darf.

Der klassische Gesellschafterbeschluss

Die Vorgaben für Gesellschafterbeschlüsse ergeben sich in der Regel aus dem Gesellschaftsvertrag. Das GmbH-Recht schreibt zudem gesetzliche Verfahrensvorschriften für das Zustandekommen von Beschlüssen vor. Grundsätzlich werden Gesellschafterbeschlüsse in einer Gesellschafterversammlung gefasst (§ 48 Abs. 1 GmbHG).

‍

Bei der Durchführung einer Gesellschafterversammlung müssen verschiedene Vorschriften beachtet werden. Dazu gehören insbesondere die frist- und formgerechte Einladung aller Gesellschafter, eine klare Bezeichnung der Beschlussgegenstände in der Einladung, die Einhaltung der Verfahrensregeln für Ort und Ablauf der Versammlung einschließlich der Protokollführung sowie die Feststellung von Beschlussfähigkeit und Abstimmungsergebnis.

‍

Es ist für Gesellschafter wichtig, diese Vorgaben genau zu kennen. Fehlerhaft gefasste Beschlüsse können unwirksam sein und – besonders im Falle eines Gesellschafterstreits – auch Jahre später noch erhebliche finanzielle und wirtschaftliche Schäden für das Unternehmen verursachen.

‍

Der präsenzlose Gesellschafterbeschluss

Präsenzlose Beschlüsse sind nur dann wirksam, wenn alle Gesellschafter dem Verfahren ausdrücklich zustimmen. Stimmen also alle Gesellschafter einem Beschlussvorschlag per E-Mail zu und akzeptieren die präsenzlose Beschlussfassung, wird der Beschluss mit Zugang der letzten Zustimmung bei der Gesellschaft rechtswirksam.

‍

Umlaufverfahren - Verzicht auf Form und Frist

Das Gesetz erlaubt zudem, dass auch bei unterschiedlichen Voten der Gesellschafter außerhalb einer Versammlung schriftlich abgestimmt werden kann, sofern alle Beteiligten einem schriftlichen Abstimmungsverfahren zustimmen.

‍

In der Praxis wird dies häufig als Umlaufverfahren umgesetzt. Das Umlaufverfahren ist eine Möglichkeit, Gesellschafterbeschlüsse ohne eine formelle Gesellschafterversammlung zu fassen. Dabei wird der Beschlussvorschlag allen Gesellschaftern gleichzeitig zur Abstimmung vorgelegt, zum Beispiel per Brief, E-Mail oder anderer Textform.

Jeder Gesellschafter gibt seine Zustimmung, Ablehnung oder Änderungsvorschläge schriftlich zurück. Der Beschluss gilt als gefasst, sobald alle Stimmen eingegangen sind oder die im Gesellschaftsvertrag vereinbarte Mehrheit erreicht ist.

‍

Das Umlaufverfahren bietet vor allem den Vorteil, dass schnelle Entscheidungen getroffen werden können, ohne dass alle Gesellschafter physisch an einem Ort zusammenkommen müssen. Voraussetzung ist jedoch, dass alle Gesellschafter mit diesem Verfahren einverstanden sind, oder dass der Gesellschaftsvertrag es ausdrücklich vorsieht.

Lehnt jedoch auch nur ein Gesellschafter den Verzicht auf die form- und fristgerechte Durchführung einer Versammlung ab, muss der Beschluss zwingend in einer Gesellschafterversammlung gefasst werden.

‍

Besonderheiten bei der Einmann-GmbH

Werden Gesellschafterbeschlüsse innerhalb einer Gesellschafterversammlung gefasst, bestehen grundsätzlich keine gesetzlichen Anforderungen an Form oder Protokollierung.

‍

Eine Ausnahme gilt jedoch bei der Einmann-GmbH: Nach § 48 Abs. 3 GmbHG ist der alleinige Gesellschafter verpflichtet, seine Beschlüsse schriftlich festzuhalten und zu unterzeichnen. Diese Regelung dient der Dokumentation und Nachvollziehbarkeit der Entscheidungen.

‍

Auch wenn bei einer Mehrpersonengesellschaft keine gesetzliche Pflicht zur Protokollierung besteht, ist eine schriftliche Dokumentation der Beschlüsse in der Praxis sehr empfehlenswert. Sie schafft Rechtssicherheit, erleichtert die Nachweisführung gegenüber Behörden und Gerichten und kann im Streitfall Missverständnisse zwischen den Gesellschaftern vermeiden.

Nach § 47 Abs. 1 GmbHG genügt für Gesellschafterbeschlüsse einer GmbH grundsätzlich die einfache Mehrheit. Das bedeutet, ein Beschluss ist gefasst, wenn mehr Ja- als Nein-Stimmen abgegeben werden.

‍

Vertragliche Regelungen können hiervon jedoch abweichen. So können im Gesellschaftsvertrag höhere Mehrheiten vorgeschrieben oder bestimmte Quoten zur Beschlussfähigkeit festgelegt werden, etwa dass mindestens 50% der Gesellschafter anwesend sein müssen. Durch solche Regelungen können einzelne Gesellschafter entweder gestärkt oder ihre Einflussmöglichkeiten eingeschränkt werden.

‍

Für bestimmte wichtige Geschäfte schreibt das Gesetz eine qualifizierte Mehrheit vor. In diesem Zusammenhang spricht man von einer Sperrminorität, also dem Anteil am Gesellschaftskapital, der ausreicht, um die Bildung der qualifizierten Mehrheit zu verhindern.

npta – Ihre Partner für Wachstumsunternehmen, Startups und mittelständische Familienunternehmen.

Unsere Kanzlei fokussiert sich auf die steuerliche Beratung von Kapitalgesellschaften sowie deren Anteilseignern. Mandanten schätzen insbesondere unsere Expertise bei der Entwicklung individueller und passgenauer Konzepte, zum Beispiel in folgenden Bereichen:

‍

Allgemeines Unternehmenssteuerrecht

1. Unternehmenssteuerrecht - Die laufende Besteuerung der GmbH
2. Unternehmenssteuerrecht - Die Vorratsgesellschaft
3. Unternehmenssteuerrecht - Die Gründung einer GmbH
4. Unternehmenssteuerrecht - Eine Holding gründen und wann dies sinnvoll ist
5. GmbH - Das Wesen einer GmbH einfach erklärt
6. GmbH - das Kapitalerhaltungsgebot
7. GmbH - die Kapitalaufbringung
8. GmbH oder UG - Welche Rechtsform benötige ich?

‍

Kontaktieren Sie uns noch heute, um gemeinsam eine steuerlich optimale Strategie für Ihre Kapitalgesellschaft und Ihre Beteiligungen zu entwickeln. Unser Team steht Ihnen mit individueller Beratung und praxisnahen Lösungen zur Seite.